ASAMBLEAS DE DIOS
4 claves para desarrollar un sólido plan contable
Publicado en Presupuesto y finanzas de la iglesia
Un plan contable es una lista de todas las cuentas que una iglesia tiene en un software de contabilidad: tanto las cuentas externas (cuentas de banco, cuentas de inversión, préstamos) como las cuentas internas (los gastos de oficina, ingreso de ofrendas para las misiones). Todos los informes financieros importantes (balance general, estado de ganancias y pérdidas, y estado de flujo de efectivo) obtienen la información del plan contable.
En la contabilidad, desarrollar un sólido plan contable es algo así como empacar una maleta para un viaje. Si el viajero sabe hacia dónde se dirige, él empacará exactamente lo necesario. Sin embargo, si se desconoce el destino, la maleta incluirá gran variedad de objetos que funcionarán en la mayoría de situaciones, pero a lo mejor le faltarán los elementos necesarios clave para ese destino.
Mientras que la mayoría de software de contabilidad viene con un plan contable estándar, se debería crear con mucha intencionalidad un sólido plan contable que tenga en cuenta las necesidades específicas de cada organización. Así como en el caso de esa maleta, para tener un sólido plan contable, la iglesia debe primero determinar el «destino». La pregunta clave para crear un plan contable es: «¿Qué tipo de información necesita conocer la iglesia con regularidad?». Por ejemplo, ¿necesita el ministerio a los jóvenes un informe mensual para mostrar sus ingresos y gastos específicos? ¿Tiene curiosidad la iglesia sobre el ingreso total para las misiones cada año o solo sobre el total de donaciones benéficas? ¿Qué tipo de gastos le preocupa más a la junta?
Para determinar qué cuentas se necesitan en el plan, la iglesia debe primero establecer qué información espera obtener de su contabilidad.
A continuación, hay algunas claves para recordar cuándo crear un plan contable:
• Los nombres de las cuentas deben ser específicos. Por lo general, los miembros de la junta de la iglesia no participan en las compras cotidianas necesarias para el ministerio. Cuando el estado de ganancias y pérdidas muestra que se gastaron 10.000 dólares en «suministros», tal vez no tengan idea de qué significa eso. ¿Son los «suministros» currículos, papel higiénico o un nuevo púlpito? Los nombres de las cuentas deben dar una descripción general de lo que se está cobrando a esa cuenta. Por ejemplo, bajo «materiales de oficina» aparecerían los gastos del papel de impresora, los bolígrafos, los sujetapapeles, etc. «Costos de servicio» es donde aparecerían los gastos de las cuentas de electricidad y agua.
• Las cuentas no deben ser demasiado específicas. La mayoría de los miembros de la junta no tiene el tiempo para preocuparse por el monto exacto que se gastó para comprar blanqueador el mes pasado. Sin embargo, tal vez estén interesados en ver el total de compras de los suministros de limpieza. Es muy probable que una iglesia quiera una cuenta llamada «Suministros de limpieza» pero que sin duda le resulte poco útil una cuenta de gastos denominada «blanqueador».
• Establece «categorías» o «departamentos» separados. Muchas iglesias necesitan monitorear el ingreso y los gastos de cada ministerio individual por mes. (Por ejemplo, ¿tuvo el ministerio de jóvenes las ofrendas suficientes para cubrir los gastos de abril?). La mayoría de programas de contabilidad tiene la opción para que el usuario asigne un gasto a AMBOS una cuenta de gastos y también un departamento. El software de contabilidad puede producir un informe de ganancias y pérdidas basado en cada «categoría» o departamento. Esto es más eficiente que establecer cuentas repetidas para cada departamento (por ejemplo, gastos de fotocopiado del ministerio de niños; gastos de fotocopiado del ministerio da las mujeres; gastos de fotocopiado del ministerio a los jóvenes). Al registrar el gasto tanto en una cuenta de gastos como en un departamento, el sistema puede calcular tanto el total para ese gasto en todos los departamentos (el total de los gastos de fotocopiado para toda la iglesia por el mes), como el total de todos los gastos de cada departamento individual (gastos de fotocopiado del ministerio de niños por el mes). En el software Quickbooks, esto se llama usar «categorías». Otro programa tal vez use un término diferente, pero el concepto es similar.
• Crea una «hoja de referencia». Para que la información contable sea útil, es importante que las transacciones específicas se ingresen siempre de la misma manera en el sistema. Exporta el plan contable a un documento de Excel y luego a cada cuenta, y escribe en la computadora una breve descripción de lo que debería incluirse en esa cuenta. Para las transacciones que se repiten, tal vez sea útil poner el nombre del vendedor en la descripción para que el contador o tenedor de libros pueda hacer una búsqueda del nombre del vendedor.
Un sólido plan contable es crucial para que una iglesia tenga acceso a la información necesaria en el momento oportuno. Aunque ningún plan contable será exactamente igual para cada iglesia, se ha adjuntado una lista de algunas cuentas clave que a lo mejor les resulte útil para el plan contable de su iglesia.
Acerca de la autora:
Stephanie Polites es una auditora del personal de la oficina nacional de las Asambleas de Dios. Tiene 15 años de experiencia en administración financiera trabajando junto a misioneros, iglesias y ministerios. Si tienen algún comentario acerca de este artículo, pueden comunicarse con Stephanie a través del correo electrónico: spolites@ag.org.
En la contabilidad, desarrollar un sólido plan contable es algo así como empacar una maleta para un viaje. Si el viajero sabe hacia dónde se dirige, él empacará exactamente lo necesario. Sin embargo, si se desconoce el destino, la maleta incluirá gran variedad de objetos que funcionarán en la mayoría de situaciones, pero a lo mejor le faltarán los elementos necesarios clave para ese destino.
Mientras que la mayoría de software de contabilidad viene con un plan contable estándar, se debería crear con mucha intencionalidad un sólido plan contable que tenga en cuenta las necesidades específicas de cada organización. Así como en el caso de esa maleta, para tener un sólido plan contable, la iglesia debe primero determinar el «destino». La pregunta clave para crear un plan contable es: «¿Qué tipo de información necesita conocer la iglesia con regularidad?». Por ejemplo, ¿necesita el ministerio a los jóvenes un informe mensual para mostrar sus ingresos y gastos específicos? ¿Tiene curiosidad la iglesia sobre el ingreso total para las misiones cada año o solo sobre el total de donaciones benéficas? ¿Qué tipo de gastos le preocupa más a la junta?
Para determinar qué cuentas se necesitan en el plan, la iglesia debe primero establecer qué información espera obtener de su contabilidad.
A continuación, hay algunas claves para recordar cuándo crear un plan contable:
• Los nombres de las cuentas deben ser específicos. Por lo general, los miembros de la junta de la iglesia no participan en las compras cotidianas necesarias para el ministerio. Cuando el estado de ganancias y pérdidas muestra que se gastaron 10.000 dólares en «suministros», tal vez no tengan idea de qué significa eso. ¿Son los «suministros» currículos, papel higiénico o un nuevo púlpito? Los nombres de las cuentas deben dar una descripción general de lo que se está cobrando a esa cuenta. Por ejemplo, bajo «materiales de oficina» aparecerían los gastos del papel de impresora, los bolígrafos, los sujetapapeles, etc. «Costos de servicio» es donde aparecerían los gastos de las cuentas de electricidad y agua.
• Las cuentas no deben ser demasiado específicas. La mayoría de los miembros de la junta no tiene el tiempo para preocuparse por el monto exacto que se gastó para comprar blanqueador el mes pasado. Sin embargo, tal vez estén interesados en ver el total de compras de los suministros de limpieza. Es muy probable que una iglesia quiera una cuenta llamada «Suministros de limpieza» pero que sin duda le resulte poco útil una cuenta de gastos denominada «blanqueador».
• Establece «categorías» o «departamentos» separados. Muchas iglesias necesitan monitorear el ingreso y los gastos de cada ministerio individual por mes. (Por ejemplo, ¿tuvo el ministerio de jóvenes las ofrendas suficientes para cubrir los gastos de abril?). La mayoría de programas de contabilidad tiene la opción para que el usuario asigne un gasto a AMBOS una cuenta de gastos y también un departamento. El software de contabilidad puede producir un informe de ganancias y pérdidas basado en cada «categoría» o departamento. Esto es más eficiente que establecer cuentas repetidas para cada departamento (por ejemplo, gastos de fotocopiado del ministerio de niños; gastos de fotocopiado del ministerio da las mujeres; gastos de fotocopiado del ministerio a los jóvenes). Al registrar el gasto tanto en una cuenta de gastos como en un departamento, el sistema puede calcular tanto el total para ese gasto en todos los departamentos (el total de los gastos de fotocopiado para toda la iglesia por el mes), como el total de todos los gastos de cada departamento individual (gastos de fotocopiado del ministerio de niños por el mes). En el software Quickbooks, esto se llama usar «categorías». Otro programa tal vez use un término diferente, pero el concepto es similar.
• Crea una «hoja de referencia». Para que la información contable sea útil, es importante que las transacciones específicas se ingresen siempre de la misma manera en el sistema. Exporta el plan contable a un documento de Excel y luego a cada cuenta, y escribe en la computadora una breve descripción de lo que debería incluirse en esa cuenta. Para las transacciones que se repiten, tal vez sea útil poner el nombre del vendedor en la descripción para que el contador o tenedor de libros pueda hacer una búsqueda del nombre del vendedor.
Un sólido plan contable es crucial para que una iglesia tenga acceso a la información necesaria en el momento oportuno. Aunque ningún plan contable será exactamente igual para cada iglesia, se ha adjuntado una lista de algunas cuentas clave que a lo mejor les resulte útil para el plan contable de su iglesia.
Acerca de la autora:
Stephanie Polites es una auditora del personal de la oficina nacional de las Asambleas de Dios. Tiene 15 años de experiencia en administración financiera trabajando junto a misioneros, iglesias y ministerios. Si tienen algún comentario acerca de este artículo, pueden comunicarse con Stephanie a través del correo electrónico: spolites@ag.org.
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