Cuánto tiempo se deben guardar los registros de seguros

P: ¿Cuánto tiempo debe una iglesia guardar documentación de pólizas de seguros de responsabilidad que han vencido?

R: Si bien es cierto que los documentos tienen un tiempo de validez y se pueden desechar después de un cierto número de años, los expertos recomiendan que las iglesias guarden indefinidamente copias de la documentación de sus pólizas de seguros de responsabilidad. 

Muchos registros financieros sólo necesitamos guardarlos entre tres y siete años. Por ejemplo, los registros de impuestos por planillas, incluyendo los registros de planillas, los formularios de asignación por vivienda, los formularios W-4, y la deducciones por planilla deben guardarse entre tres a siete años. Lo mismo es aplicaba a los formularios del IRS W-2 y 1099. (Aunque el IRS dice que muchos registros pueden ser desechados después de tres años, hay algunas situaciones en que deben mantenerse por siete años.)

Sin embargo, algunos registros de la corporación, incluyendo los artículos de incorporación civil y los reglamentos, y las actas de las reuniones de directiva deben guardarse para siempre.

En los últimos años, ha cambiado el tiempo que se debe conservar las pólizas de seguros que han vencido. Aunque haya visto recomendaciones que varían entre los tres años y los diez después del vencimiento, los expertos recomiendan ahora que las pólizas de responsabilidad, aunque estén vencidas, se mantengan indefinidamente.

Esta es la razón. Las reclamaciones de responsabilidad generalmente tienen leyes de prescripción. Este es el tiempo máximo después de un evento (es decir, lesión, accidente o abuso) dentro del cual se debe hacer una reclamación. Pero en el caso de un menor de edad lesionado, el reloj podrían comenzar a marcar la hora cuando el menor recién cumple los 18 años de edad. Y muchos estados tienen diferentes límites de tiempo. En California, una víctima de abuso sexual debe presentar una demanda legal en el plazo de 8 años después de cumplir los 18 años de edad; en Texas, las demandas deben presentarse en el plazo de 15 años después de cumplir los 18 años de edad; y en Connecticut, la víctima tiene 30 años después de cumplir los 18 años de edad para presentar una demanda. Sin embargo, la Florida no tiene leyes de prescripción para las víctimas de abuso sexual.[1]

Cuando se hace una reclamación, la póliza de seguro que estaba en efecto en ese tiempo en cuestión tendrá que ser revisado. Este documento arrojará luz respecto a las cantidades de cobertura, y la obligación del proveedor del seguro para la defensa y la indemnización. No espere que la compañía de seguros hurgue en sus archivos para encontrar estos documentos.  Mantenga un archivo permanente para guardar en un lugar protegido estos documentos de seguros y de la corporación.