¿Son los estados de cuenta de la tarjeta de crédito una documentación adecuada?

P: Algunos miembros de nuestro personal usan tarjetas de crédito personales para realizar compras aprobadas para la iglesia. A la hora de reembolsar al empleado por la compra, ¿es el estado de cuenta de la tarjeta de crédito un respaldo adecuado?

R: Las tarjetas de crédito son definitivamente una manera conveniente de realizar compras comerciales. Pero cumplir con un plan de reembolso contable requiere una justificación adecuada de todos los gastos comerciales. A menudo, es difícil hacer un seguimiento de todos esos recibos, por lo que usar el extracto de la tarjeta de crédito puede parecer una solución razonable.

Un estado de cuenta de la tarjeta de crédito puede ser adecuado para demostrar que se realizó una compra, pero en la mayoría de los casos se necesitará documentación adicional para cumplir con los requisitos de un plan de reembolso contable.

Por ejemplo:

• Un estado de cuenta de tarjeta de crédito identificará una compra que se realizó en una tienda, pero no describirá los artículos que se incluyeron en esa compra.
• Un estado de cuenta de tarjeta de crédito identificará un gasto en un restaurante, pero no identificará la cantidad de personas que participaron, ni el propósito comercial de la comida.
• El estado de cuenta de una tarjeta de crédito puede mostrar una suscripción mensual recurrente, pero se necesitará respaldo adicional para identificar por qué la suscripción califica como un gasto comercial necesario.

Por estas razones, por lo general un estado de cuenta de la tarjeta de crédito por sí solo no será suficiente para respaldar un gasto comercial.

Para obtener más información, consulte estas publicaciones del IRS:

463, Viajes, entretenimiento, obsequios y gastos de automóvil.
583, Apertura de una empresa y mantenimiento de los registros.
4221pc, Guía de cumplimiento para organizaciones benéficas públicas 501 (c) (3).
1828, Guía fiscal para las iglesias y organizaciones religiosas.