¿Son sus informes de situación financiera los que lo inducen a tomar malas decisiones?

Ya sea que su posición de liderazgo sea pastor principal, miembro de la junta directiva o líder de departamento, una tarea común que todos comparten es la necesidad de administrar y supervisar de manera efectiva los recursos financieros. Si bien la profundidad de la interacción con los informes de estado financiero puede diferir entre las posiciones del ministerio, todas las personas usan los datos financieros para tomar decisiones. Lamentablemente, los informes financieros de muchas organizaciones pueden camuflar las ineficiencias, ocultar abusos y contribuir a las malas decisiones.

Como líderes en la iglesia, es imperativo que los informes financieros sean claros y completos a fin de proporcionar información pertinente y oportuna a las personas que toman decisiones. En mi interacción con diversos ministerios a lo largo de los años, he visto de primera mano cómo los datos financieros deficientes pueden tener consecuencias devastadoras. Considere los siguientes escenarios de la vida real:

• Las responsabilidades financieras en una pequeña iglesia están divididas entre el pastor principal y una secretaria a tiempo parcial. El pastor decidió qué cuentas debían pagarse y la secretaria escribió los cheques. Mientras que un miembro de la junta firmaba los cheques, nadie más que el pastor veía las cuentas o facturas de la tarjeta de crédito. La junta solo recibía un informe financiero parcial cada mes que incluía los totales de las ofrendas, los saldos de las cuenta corriente y cuenta de ahorro, y saldos pendientes de ciertos proveedores. Al no dejar que otros revisaran las facturas o los estados de cuenta de la tarjeta de crédito, y al solo proporcionar una cantidad limitada de datos financieros a la junta todos los meses, el pastor pudo malversar los fondos del ministerio durante varios años.
• En una iglesia, el pastor, el tesorero y otros miembros de la junta estaban en desacuerdo sobre la restricción de los fondos. Algunos miembros de la junta acusaron al pastor de malversar los fondos, mientras que el pastor y el tesorero trataron de convencer a la junta de que se había desembolsado adecuadamente. La disputa continuó durante varios meses, hasta que, debido a la frustración, el pastor y el tesorero renunciaron a su cargo, y la iglesia quedó incapacitada para ministrar eficazmente a la comunidad. Una auditoría posterior confirmó que, si bien los fondos restringidos se habían desembolsado adecuadamente, por orden del directorio, las transacciones no se registraron claramente en los informes financieros.
• Cuando los líderes decidieron renovar el espacio de oficinas en un ministerio, usaron fondos excedentes que mantenían en una cuenta de ahorros. Lamentablemente, debido a informes financieros poco claros, gran parte de los fondos disponibles estaban asignados a misiones. Cuando los líderes se dieron cuenta de su error, las renovaciones se habían finalizado y los fondos se habían desembolsado. Fue necesario hacer severos recortes al presupuesto para reemplazar los fondos restringidos de misiones. Mientras se reemplazaban estos fondos, se perdieron muchas oportunidades de ministerio o se retrasaron debido a la falta de recursos.

Situaciones como estas pueden evitarse si se proporcionan datos financieros precisos y oportunos en un formato que los líderes puedan entender. Esto a menudo significa múltiples informes en diversos formatos. Los datos financieros detallados serán útiles para los líderes que son expertos en leer informes financieros y les gusta profundizar en los números. Sin embargo, los informes resumidos son útiles para otros líderes que están más interesados en el resultado final. Los gráficos o cuadros pueden ser útiles para aquellos líderes a quienes les gusta ver tendencias y están interesados en comparaciones históricas o son expertos en detectar anomalías.

• Sugerencia importante: Designe por lo menos uno o dos miembros de la junta que tengan experiencia financiera o comercial para revisar detalladamente la actividad financiera cada mes. Estos miembros de la junta pueden ayudar a proporcionar asesoramiento o recomendar estrategias a toda la junta, según sea necesario.

Con el fin de asegurar que sus informes financieros estén completos, a tiempo y sean exactos, considere las siguientes prácticas:

• Los informes financieros deben incluir un resumen de todos los activos, pasivos y activos netos, que comúnmente se denomina balance financiero (o estado de situación financiera). Los informes financieros deben incluir un resumen de ingresos y gastos, comúnmente llamado estado de resultados (o estado de actividad financiera). Todos los programas para finanzas actuales que se usan en el computador pueden proporcionar estos informes.
• Los informes financieros deben prepararse cada y deben entregarse a los líderes del ministerio para su revisión. Se puede proporcionar informes completos al liderazgo ejecutivo, mientras que los líderes de departamento pueden recibir informes específicos del ministerio que dirigen.
• El hoja de balance general debe incluir los saldos del año anterior para mostrar cómo la actividad actual se compara con el año anterior.
• El estado de ingresos debe incluir una comparación con lo que se espera, o se ha presupuestado, los ingresos y los gastos. La comparación de la actividad actual con el presupuesto ayudará a identificar las tendencias financieras que podrían necesitar atención inmediata.
• Se debe tener disponible un historial detallado de transacciones para el informe de los ingresos si fuera necesaria más información. Este informe proporcionará más transparencia y permitirá a los líderes del ministerio profundizar en diversas actividades de la cuenta. Este nivel adicional de transparencia puede proteger a las organizaciones que solo tienen una o dos personas que participan en las actividades financieras.
• Si no se identifica claramente en el balance general y los informes de ingresos, se debe preparar un informe separado de las contribuciones y actividades restringidas.

Por último, revise el proceso de «cierre» de fin de mes. El proceso de cierre incluye las acciones que se realizan cada mes para garantizar que toda la información financiera sea plasmada e incluida en el informe de las finanzas. Incluye la reconciliación de las cuentas bancarias e inversiones, investigación de cheques pendientes y depósitos pendientes, y la reconciliación del registro de las contribuciones de los donantes.

Sugerencia importante: Las conciliaciones bancarias oportunas son cruciales porque permiten que la iglesia:

• Identifique los elementos que no han sido inscritos en los registros financieros.
• Presente informes financieros precisos.
• Identifique errores bancarios o tarifas bancarias inesperadas.
• Identifique desembolsos no autorizados mediante cheques, tarjeta de crédito o transferencias electrónicas y otras actividades fraudulentas.

No deje que los datos financieros inexactos o incompletos contribuyan a las malas decisiones. Considere estos consejos para mejorar sus informes financieros y ayudarlo a administrar con éxito los «negocios del ministerio».

Recurso adicional

Para mejorar aún más sus informes financieros, este artículo de Vonna Laue, CPA, proporciona procedimientos adicionales que podría agregar a su proceso de cierre de fin de mes y fin de año.