El presupuesto más allá de lo fundamental

No importa el tamaño de la iglesia, esta puede administrar sus finanzas de manera efectiva sin sacrificar su misión. La administración de un presupuesto es una de las claves para equilibrar las finanzas y la misión. Cuando se trata de las finanzas de la iglesia, por lo general la gente se interesa en las mismas cosas. No importa si son miembros de la directiva, empleados, líderes de ministerio o ayudantes, todos hacen la misma pregunta que refleja la misma preocupación: ¿Cómo están las finanzas de la iglesia?

Aquí hay siete indicadores que pueden describir rápidamente la condición de sus finanzas:

1. ¿Con cuánto dinero comenzamos?
2. ¿Cuánto dinero recibimos?
3. ¿A qué se destinó?
4. ¿Cómo lo gastamos?
5. ¿En dónde terminó?
6. ¿Cuánto nos queda?
7. ¿Cómo estamos?

Es importante que usted pueda responder verbalmente a estas preguntas. No solo informará acerca del estado de sus finanzas, sino que también tendrá una clara comprensión de cómo puede comenzar a establecer un presupuesto para la iglesia.

El ABC del presupuesto de la iglesia:

Los principios y conceptos para crear un presupuesto efectivo trascienden el tamaño de la iglesia o el nivel de ingresos. Cuando hablamos de administrar el presupuesto actual o de proyectar el presupuesto del año entrante, procuro ceñirme a una regla:

No permita que los gastos excedan las entradas. Si lo hace, ¡el mantenimiento será su ruina!

He aquí un gran proverbio que debemos recordar: «Los sabios tienen riquezas y lujos, pero los necios gastan todo lo que consiguen» (Pr 21:20, NTV).

Quiero presentar algunos otros puntos a considerar mientras prepara su presupuesto para el año que viene.

Elaborar el presupuesto

El tiempo y el esfuerzo que invierta en elaborar el presupuesto influirán directamente en el éxito de su presupuesto.

• Incluya al pastor, la directiva de la iglesia, al tesorero, al contador y a los líderes de ministerio en el proceso de elaboración del presupuesto.
• Al presupuestar el ingreso, use los informes anteriores como referencia y sea moderado al prever incrementos.
• Al presupuestar egresos, use los informes anteriores de gastos y espere aumentos por inflación, alza de precios de los proveedores, etc.
• Solicite una justificación para los gastos mayores y minimice los cálculos al azar o los márgenes exagerados.
• Incluya gastos discrecionales o «listas de deseos», pero identifíquelos claramente en el presupuesto como gastos que serán aprobados solo si los ingresos son suficientes para cubrirlos.

Administrar el presupuesto

Revise su actividad financiera periódicamente para comparar la actividad real con la esperada.

• Mantenga un registro de todas las transacciones financieras.
• Prepare informes mensuales para revisión, análisis y transparencia.
• Establezca patrones de desempeño para identificar el éxito.
• Analice las tendencias y haga correcciones cuando sea necesario.

Controlar el presupuesto

Implemente controles internos y medidas contables para asegurar que los fondos estén protegidos.

• Separe las responsabilidades en el manejo de las finanzas para minimizar los riesgos.
• Requiera una revisión y aprobación adecuadas antes de desembolsar fondos.
• Siga las políticas y los procesos establecidos y requiera una aprobación adecuada cuando sea necesario hacer excepciones.
• Haga responsables a los respectivos líderes por las actividades que controlan.

Fondos restringidos

Cree procesos efectivos para asegurar que los fondos asignados sean usados para su propósito establecido.

• Separe los fondos restringidos (se puede utilizar cuentas bancarias independientes para mayor protección).
• Mantenga un registro de las actividades y provea informes del fondo.
• Cumpla cualquier restricción especial para los donadores.
• No use los fondos restringidos para cubrir gastos operativos.

Ahorros

El ahorro de fondos para gastos o proyectos futuros es una medida de buena mayordomía, y es necesaria para proteger a la iglesia de las fluctuaciones normales en la ofrenda.

• Se recomienda tener entre tres y seis meses de ahorros para cubrir gastos operativos en caso de alteraciones económicas graves, desastres naturales u otros eventos catastróficos.
• Se requiere ahorros adicionales para mejoras importantes, reparaciones mayores o compras de equipo.
• Se debe mantener una reserva para proyectos ministeriales futuros (que han sido planeados y por determinar) para garantizar el éxito en su lanzamiento.

El rey Salomón estaba consciente de la importancia de presupuestar. Según su sabio consejo:

«Mantente al tanto del estado de tus rebaños y entrégate de lleno al cuidado de tus ganados, porque las riquezas no duran para siempre, y tal vez la corona no pase a la próxima generación» (Pr 27:23,24, NTV).

¡Cuando Salomón escribió estas palabras, la mayoría de las personas contaba sus activos en rebaños, ovejas, ganado y cabras! Creo que, si Salomón escribiera este versículo en el contexto cultural actual, diría: «¡Reconoce a dónde va tu dinero, cuida tus gastos y tu presupuesto!».