Autoevaluación de los controles financieros

Cada día, los líderes de las iglesias enfrentan decisiones que afectan la salud de sus iglesias. Cuando estas decisiones están relacionadas con operaciones financieras, las elecciones pueden tener un impacto duradero. Tomar las decisiones correctas, adoptar procedimientos apropiados e implementar controles financieros adecuados contribuirán en gran medida a garantizar una iglesia saludable. Los controles financieros, o los controles internos, son herramientas que incrementan la rendición de cuentas, la transparencia y la integridad de la operaciones financieras. Estos controles son las herramientas que promueven una buena administración. 

Al hablar con pastores y visitar diferentes iglesias, he observado condiciones que impiden controles fuertes. Éstas incluyen no reconocer la importancia o necesidad de controles, la pobre distribución de responsabilidades, tener un personal de contabilidad reducido o, con frecuencia, hacer caso omiso de controles establecidos. 

Muchas veces, éstas pueden ser consolidadas o corregidas con un simple cambio en la política. Pero, en algunas situaciones, la debilidad también puede ser corregida mediante la incorporación de más herramientas financieras, informes y rendición de cuentas. 

Una de las responsabilidades más importantes para el pastor y la junta de la iglesia es garantizar que haya fuertes controles internos y procedimientos en funcionamiento. 

¿Están tus procedimientos a la altura de las circunstancias? Responde a estas 10 preguntas para averiguarlo: 

1. ¿Hemos distribuido las responsabilidades clave de manera adecuada?
La mejor manera que una organización puede protegerse a sí misma de hacer mal uso o abusar de los fondos es mediante la distribución de las responsabilidades financieras. Esto significa simplemente que no hay una sola persona que tenga la custodia de los activos o el poder de autorizar y documentar transacciones. Por ejemplo, las conciliaciones bancarias deben ser realizadas por alguien que no pueda escribir cheques. En una oficina más pequeña, otro miembro del personal o de la junta directiva puede llevar a cabo la conciliación y revisar la actividad de la cuenta bancaria. 

2. ¿Administramos debidamente las contribuciones y entradas en efectivo?
Como mínimo, debería haber dos personas que reciban, cuenten y registren las donaciones. Los depósitos deberían coincidir con los registros de contribuciones para la rendición de cuentas, y las cuentas bancarias deberían ser revisadas por alguien que no haga los depósitos. Para que haya una rendición de cuentas adecuada, ninguna persona debe hacer dos o más de lo siguiente: recibir el efectivo, registrar el efectivo, depositar el efectivo y conciliar el efectivo.

3. ¿Necesitamos apoyo para todos los gastos?
Todos los cheques deben tener los comprobantes correspondientes, con una factura o petición de compra aprobada. Las facturas deben revisarse y ser aprobadas para garantizar que los bienes y servicios realmente fueron recibidos. Los cheques deben ser revisados y firmados por alguien que no sea el preparador, y nunca deben firmarse cheques en blanco. 

Ya sea que tengan una o dos personas que firmen cheques, por lo menos una no debería tener el poder para emitir un cheque o anotar la transacción en los registros financieros. Si se usan fondos de la caja chica, el acceso debe estar restringido a una sola persona, y el fondo debe coincidir antes de que se haga la reposición.

4. ¿Nos ocupamos de las nóminas salariales de manera apropiada? 
Cada nómina semanal debe ser revisada para garantizar que solo se pague a empleados aprobados, y que los montos a pagar correspondan con las horas trabajadas. Asegúrate de que el  salario para el personal ministerial, el subsidio para la vivienda, y otras maneras de compensación (por ejemplo, bonificaciones y ofrendas) se administren como es debido cuando se calcule el ingreso. Para el personal no exento, hay muchas reglamentaciones de salario y carga horaria que deben seguirse. De ser necesario, consigue ayuda de un contador local o considera subcontratar la función de nómina salarial.

5. ¿Administramos debidamente las ofrendas y otros beneficios adicionales?
Cuando se compran tarjetas regalo, deberían anotar los nombres de las personas que reciben las tarjetas de regalo y el propósito. Este tipo de compras se prestan fácilmente a abusos y necesitan de más rendición de cuentas y transparencia. Si estas tarjetas de regalo se dan a los empleados, deben ser declaradas como compensación. Además, las ofrendas en efectivo para el personal de la iglesia, por ejemplo, las bonificaciones de Navidad y de cumpleaños, deben ser tratadas como compensación.  

6. ¿Hemos implementado un plan de reembolso responsable?
Asegúrate de que los reembolsos por gastos profesionales estén bien documentados. Un plan de reembolso responsable asegura que, cuando la iglesia reembolsa a un empleado por gastos profesionales, el reembolso no es considerado ingreso sujeto a impuestos. Los reembolsos por gastos profesionales incluyen aquellos pagados por el empleado o comprados con una tarjeta de crédito de la iglesia. Ambos tienen que ser informados y respaldados debidamente. 

7. ¿Documentamos bien los gastos de viajes y entretenimiento?
Asegúrate de que los gastos de viaje y entretenimiento estén aprobados y documentados como un debido gasto profesional (de acuerdo con «el plan de reembolso responsable»). Si no está documentado debidamente, tal vez sea necesario añadir los montos al formulario W2 del empleado a fin de año. 

Por ejemplo, los gastos de comidas y entretenimiento deben incluir los nombres de las personas que participaron y el propósito de la reunión. Incluye los nombres de los empleados y cónyuges, si es el caso. Si la comida es durante un viaje de negocios autorizado, entonces anota el viaje de negocios en el recibo. Aunque las comidas cuyo fin es la hospitalidad pueden ser un gasto de negocio apropiado cuando se recibe a un invitado, las comidas entre los empleados solo deben incluirse de vez en cuando, según el IRS (el Servicio de Rentas Internas de EE.UU.). 

8. ¿Monitoreamos de manera adecuada el uso de las tarjetas de crédito?
Considera limitar el acceso a las tarjetas de crédito y establece límites de compras. Revisa los informes mensuales y asegúrate de que cada transacción esté respaldada con recibos. Asegúrate de que cada transacción tenga un propósito de negocio apropiado, y cerciórate de que se sigan las pautas de aprobación, como en el caso de cualquier otra compra. 

9. ¿Hemos creado un presupuesto y monitoreado su ejecución?
Crea un presupuesto financiero al comenzar el año que incluya previsiones de ingresos y gastos para todas las operaciones y todos los ministerios de la iglesia. El presupuesto debe ser monitoreado durante el año como una herramienta financiera para ayudar a administrar los gastos. Un proceso presupuestario intencionado es un componente necesario para administrar con eficacia y controlar los fondos de la iglesia. Para ser eficaz, el presupuesto debe estar basado en las necesidades ministeriales y reflejar las prioridades de la junta de la iglesia. Además, la actividad de ingresos y gastos de cada mes debe ser comparada con las proyecciones presupuestarias para ayudar a que la junta administre con eficacia las prioridades del año en curso.

10. ¿Preparamos y revisamos informes financieros mensuales?
Para que la junta tenga la información financiera completa y a tiempo, cada mes se deben crear informes financieros que muestren la actividad mensual de ingresos y gastos del mes y año actual.

La mayoría de paquetes de software financieros provee estados financieros adecuados. Como mínimo, esos informes financieros deberían incluir un resumen de la actividad de todas las cuentas, incluyendo balances iniciales, actividad de ingresos y gastos, y saldos finales. Un listado detallado de cada transacción durante el período debe estar disponible en caso de que se necesite más información. 

¿Cómo te fue en la evaluación?
¿Pudiste responder «sí» a cada pregunta? Si no fue así, considera revisar tus procesos y hacer algunos cambios. Implementar estas 10 mejores prácticas tendrá un impacto duradero sobre la salud financiera de tu iglesia, y al mismo tiempo incrementará la rendición de cuentas, la trasparencia y la integridad financiera.