5 claves para la salud financiera

Cuando usted evalúa la salud de su ministerio, ¿solamente considera la asistencia y las tendencias en las ofrendas; o incluye también salvaciones y bautismos en agua? También me gustaría alentarlo a evaluar la solidez de sus operaciones y prácticas financieras. He aquí cinco claves que reducirán los riesgos financieros a la vez que aumentarán la salud general de su ministerio.

Clave #1: Establezca políticas escritas y procedimientos para definir las expectativas y los métodos para rendir cuentas.

Las políticas y los procedimientos documentados son un componente importante de un sólido control interno. El manual de operaciones debe definir los procesos y las políticas que se han establecido para salvaguardar los activos, promover la mayordomía y garantizar que se cumplan los objetivos del ministerio. Deben incluir cómo se manejan las contribuciones, cómo se solicitan y se aprueban los desembolsos, y qué documentación se necesita para respaldar una compra.

El manual también debe detallar los procesos diarios y mensuales del personal de contabilidad que garantizarán la continuidad de las operaciones financieras si se hiciera algún cambio en el personal de contabilidad.

Las políticas escritas fortalecerán la salud de su ministerio al minimizar la confusión, establecer una línea de base para las expectativas de los empleados y proporcionar responsabilidad.

Clave #2: Separe las funciones financieras para minimizar el riesgo, promover la rendición de cuentas y la tranquilidad.

La separación de los deberes financieros es la base de buenos controles internos. Las responsabilidades financieras del ministerio no deben limitarse a una sola persona. Varias personas deberían participar en el procesamiento de las contribuciones, la aprobación de las compras, la firma de cheques, el registro de la actividad financiera y la conciliación de las cuentas bancarias.

Por ejemplo, la persona que escribe los cheques e ingresa el pago en el sistema contable, debe ser diferente de la persona que aprueba las facturas y firma el cheque. Además, la persona que reconcilia las cuentas bancarias no debería firmar cheques o hacer depósitos.

En las iglesias más pequeñas, algunos de estos deberes se combinan por necesidad. Sin embargo, se deben implementar otros controles y revisiones de compensación para salvaguardar los fondos de la iglesia.

Un sistema de controles internos bien diseñado fortalecerá la salud de su ministerio al minimizar el riesgo, promover la responsabilidad y la tranquilidad.

Clave #3: Prepare un presupuesto que refleje las prioridades y controle la actividad.

Debe prepararse con sumo cuidado en presupuesto eficaz, de acuerdo con las necesidades del ministerio y debe reflejar las prioridades del liderazgo de la iglesia.

Cada mes, se debe comparar la actividad de ingresos y gastos con las proyecciones presupuestarias. Haga las correcciones lo antes posible cuando las proyecciones no correspondan a la actividad real. Esto lo ayudará a administrar eficazmente la actividad actual para garantizar sus prioridades de fin de año y que todavía se puedan cumplir los objetivos.

Usted puede ayudar a mejorar la salud general de su ministerio a través de un presupuesto cuidadosamente elaborado que da forma y controla su actividad durante todo el año.

Clave #4: Insista en la rendición de cuentas y la transparencia en todas las transacciones financieras.

La rendición de cuentas no es papeleo o burocracia, sino un principio bíblico,— que promueve una buena administración y protege a los líderes de la iglesia. Como política financiera de su iglesia, siempre se debe exigir recibos y facturas al pagar cuentas o hacer reembolsos. Si la iglesia tiene transacciones comerciales con el personal o miembros de la familia, deben ser aprobadas por otros líderes que no que participan en la transacción. Mantenga un registro de todas las transacciones financieras y prepare informes mensuales para una mayor transparencia.

Clave #5: Sepa cuando pedir ayuda

Los pastores deben rodearse de personal de contabilidad y voluntarios cualificados. Los líderes deben conocer las leyes y los requisitos aplicables para las organizaciones sin fin de lucro y dónde encontrar orientación cuando surjan dudas. Busque la ayuda de un experto cualificado y someta su organización a una auditoría periódica,— ya sea que la prepare un comité interno o un especialista externo.

La implementación de estas claves no solo promoverá una buena administración, sino que fortalecerá sus operaciones financieras y dará como resultado una iglesia financieramente saludable.