Documentos clave para los miembros de la junta

P:He sido elegido para servir en la junta directiva de la iglesia. ¿Con qué documentos debería estar familiarizado y que me ayudarán a servir con eficacia?

R: Hay varios documentos clave que afectan el gobierno y la administración de la iglesia. Algunos de estos documentos definirán sus responsabilidades y otros dictarán ciertos requisitos que debe tener la persona para cumplir con las leyes y reglamentos aplicables. El conocimiento de estos documentos de la iglesia es una responsabilidad fundamental de cualquier líder de la iglesia.

1. Artículos de incorporación. Este documento generalmente se archiva con el Secretario de Estado y contiene el nombre, la dirección, los años de existencia de la iglesia, la junta directiva inicial y una declaración de propósito. El estatuto de la iglesia es el documento legal más autorizado que tiene la iglesia. Puede contener restricciones o limitaciones especiales que la junta directiva debe tener en cuenta.
2. Estatutos de la iglesia. La constitución de la iglesia, o los estatutos, contiene las reglas de administración interna de la iglesia. Contiene información sobre la organización y administración de la iglesia, los miembros de la iglesia y la elección o selección de los miembros de la junta directiva.
3. Registros contables y financieros. Como parte del deber fiduciario de los miembros de la junta, estos deberán asegurarse de que los ingresos y gastos se registren adecuadamente y estén presenten en los informes financieros. Los miembros de la junta deben revisar las finanzas de la iglesia cada vez que se reúna la junta y deben hacer preguntas sobre cualquier asunto que no entiendan o que parezca irregular.
4. Nómina de los miembros. Una nómina actualizada de miembros activos y votantes es un registro legal importante, especialmente si los miembros tienen el poder de elegir al pastor o votar sobre la compra o venta de propiedades.
5. Minutas de las reuniones. Los registros de la iglesia deberán incluir las minutas de todas las reuniones de la junta, reuniones del comité, reuniones anuales de negocio y cualquier reunión extraordinaria.
6. Pólizas de seguro. Los miembros de la junta deben estar al tanto de dónde se archivan los documentos de propiedad y responsabilidad civil general de la iglesia y deben mantener copias de todas las pólizas de seguro de forma indefinida.
7. Registros de impuestos. Los miembros de la junta deben estar familiarizados con los documentos relacionados con los impuestos que incluyen formularios de impuestos sobre la nómina de sueldos, asignación de vivienda para los pastores, registros de contribuciones y cualquier otro formulario federal o estatal requerido. Esto incluye la exención de impuestos de propiedad de la iglesia o de impuesto de venta del estado.
8. Informes anuales de la corporación. En muchos estados, las iglesias incorporadas están obligadas a presentar un informe anual ante la oficina del Secretario de Estado. Este sencillo formulario se puede completar en unos minutos, pero el incumplimiento de este requisito puede poner en peligro el estado corporación de la iglesia y exponer a los miembros de la junta a responsabilidad personal.
9. Registros de empleo. Los registros de empleo deben incluir solicitudes de empleo, verificaciones de referencia, medidas disciplinarias, registros de asistencia, cambios en el cargo de los empleados, el formulario de elegibilidad de empleo I-9 y cualquier otro documento relacionado con los empleados.
10. Título de propiedad. El título de propiedad de la iglesia puede contener información vital, como la restricción de las ventas dentro de la propiedad de la iglesia.
11. Declaración de la misión y visión. Si bien los artículos de incorporación establecerán el propósito general de la iglesia, las declaraciones de misión y/o visión definirán mejor el propósito y las metas de la iglesia.

Debido a las diversas reglas del estado, es posible que necesite consultar a un abogado calificado o a un contador público certificado (CPA, por su sigla en inglés) para obtener ayuda adicional para entender estos documentos. Esta lista fue adaptada de Gain Knowledge About Church Documents , [Conozca los documentos de la iglesia] un artículo escrito por Richard Hammar para Brotherhood Mutual. El sitio web también ofrece una lista de verificación de documentos y registros.