Formulario del IRS 1099-MISC

TEl Formulario 1099-MISC del IRS se utiliza para informar ingresos diversos a quien no es empleado. Y aunque suena bastante sencillo, esto representan muchos desafíos a las iglesias y organizaciones no lucrativas. La confusión sobre lo que se debe incluir, cuándo se requiere y cómo debe completarse es generalizada. Este artículo presenta información básica acerca formulario 1099-MISC para ayudar a aclarar el malentendido y el mal uso de este formulario.

 

Según el IRS, el formulario 1099-MISC debe usarse para:

 

Informar de pagos realizados en el curso de un intercambio comercial o negocio a una persona que no es un empleado o a un negocio sin personalidad jurídica.

 

Informar pagos de $10 o más en ganancia bruta o $600 o más en rentas o compensación.

 

Envíe un informe del pago al IRS y a la persona o empresa que recibió el pago. Aunque los formularios 1099-MISC y W-2 para sueldo y declaración de impuestos, se utilizan para rendir informe de compensación, estos dos formularios tienen diferente función. Los empleadores usan el formulario W-2 para rendir informe de sueldos, propinas y otras compensaciones pagadas a un empleado, mientras que el 1099-MISC se usa para informar de las compensaciones pagadas a quienes no son empleados.

 

En términos generales, los empleadores completarán un 1099-Misc a cada persona que no es empleado y a quien haya pagado durante el año por lo menos $10 en regalías (o pagos a un agente en lugar de dividendos o intereses exentos de impuestos) O por lo menos $600 en:

• Alquileres
• Servicios
• Premios y asignaciones
• Otros pagos de ingresos
• Pagos médicos o por cuidado de la salud
• Pagos a un abogado
• Ganancias de los seguros de cultivos
• Pagos en efectivo por la compra de peces (o otro tipo de vida acuática) de cualquier persona en el comercio o negocio de la captura de peces

 

Este formulario se utiliza para informar pagos hechos en el curso de una transacción o negocio, y esto incluye a las iglesias. Como establece el IRS, “las organizaciones sin fin de lucro se consideran como  participantes en una transacción o negocio y están sujetas a estos requisitos de informe”. Sin embargo, no se requiere un 1099-MISC para transacciones personales. A modo de ejemplo, el propietario de una vivienda no necesitaría archivar un 1099-MISC por el pago de servicios de fontanería o cuidado del césped, aunque el pago haya superado los $600.

 

Cómo llenar el formulario

 

He aquí algunas instrucciones específicas acerca de donde informar algunos de los tipos de de compensaciones más comunes que las iglesias podrían encontrar (para una descripción completa de todos los recuadros, véanse las instrucciones para el Formulario 1099-MISC):

 

Recuadro 1: Entre cantidades de $600 o más para todos los tipos de pagos de alquiler, incluyendo alquiler de espacio para oficina (a menos que se pague directamente a un agente corredor de propiedades), y el alquiler de máquinas, como  topadoras o retroexcavadoras (si parte del pago es por el operario, el pago por el trabajo se debe incluir en el recuadro 7).

 

Recuadro 2: Registre los pagos de regalías de $10 o más de los derechos por minerales, patentes, derechos de autor, y obras literarias.

 

Recuadro 3: Registre otros ingresos de $600 o más, que es declarable, y que no se incluye en ningún otro recuadro. Incluya premios y asignaciones que no reflejan servicios prestados.

 Consejo: No incluya premios y asignaciones pagadas a sus empleados. Estas deben declararse en en el formulario W-2.

 

Recuadro 4: Registre la retención adicional de impuesto sobre intereses y ciertos dividendos para personas que no han entregado su TIN [número de identificación del contribuyente] a la iglesia.

 

Recuadro 6: Este recuadro es para los pagos hechos a médicos o a otros proveedores de atención médica para la atención de la salud, tales como inyecciones, medicamentos, prótesis dentales, y otros artículos. Esto podría ser aplicable a las iglesias si se paga a un médico para que propine vacunas contra la influenza a sus empleados.

 

Recuadro 7: Registre la compensación de $600 o más personas que no son empleados por el pago de cargos, comisiones, premios, y recompensas por servicios que prestan personas que no son empleados. Incluya los cargos por servicios profesionales prestados por abogados (incluso las corporaciones), contadores, arquitectos, contratistas, ingenieros, etc. Incluya los reembolsos por viajes de personas que no son empleados si no presentaron un informe de gastos de acuerdo con un plan de reembolso contable, y beneficios marginales tributables para personas que no son empleados (véase la publicación 15-B del IRS, Employer's Tax Guide to Fringe Benefits*, para más información [*Guía tributaria para el empleador sobre los beneficios marginales, documento disponible sólo en inglés]).

  Consejo: Según el IRS, si no se cumplen las siguientes cuatro condiciones, usted debe declarar las compensaciones a personas que no son empleados en el recuadro 7 del formulario 1099-MISC:

 

• La iglesia hizo un pago a una persona que no es un empleado.
• La iglesia hizo un pago por servicios en el curso de su oficio o negocio (esto incluye a organizaciones sin fin de lucro).
• Los pagos fueron hechos a una persona, una sociedad, un patrimonio, o, en algunos casos, una corporación.

Los pagos a la persona a quien se remitió el pago fueron de $600 o más durante el año.

 

Recuadro 14: Registre los ingresos brutos de $600 o más pagados a un abogado en relación con servicios legales.

 

Errores comunes

 

Los siguientes tipos de compensaciones no necesitan declararse en un 1099-MISC, aunque puedan resultar en ingreso tributable para quien lo recibe. Sin embargo, muchas iglesias pueden cometer el error de declarar estos en un formulario 1099-MISC cuando deben hacerlo en un W-2, o tal vez ni siquiera declararlo.

 

Lo siguiente no necesita ser declarado en un 1099-MISC:

 

Los pagos a una corporación (a menos que sea por cargos legales, como se explicará más adelante).

Los pagos por mercadería, telegramas, teléfono, flete, almacenamiento, y artículos similares.

Pagos del alquiler a agencias inmobiliarias.

Sueldos pagados a empleados.

Pagos de sueldo militar diferencial hecho a empleados mientras se encuentran en servicio activo en lasFuerzas Armadas u otros servicios uniformados.

Los viajes de negocios o las asignaciones de vehículo pagados a los empleados.

Bonos, premios, o recompensas pagadas a los empleados.

El costo de seguros de vida colectivo a término fijo que se paga en beneficio de los empleados.

Los pagos que se hacen a organizaciones sin fin de lucro, incluyendo fondos exentos de impuestos (como IRA, HSA), los Estados Unidos, un estado, el Distrito de Columbia, un territorio de los Estados Unidos, o un gobierno del exterior.

Reembolso de gastos pagado a voluntarios de organizaciones sin fin de lucro.

 

Reglas especiales

 

He aquí algunos pagos específicos que tienen sus propias reglas para ser declarados.

 

Pagos a abogados. Hay algunos tipos de pagos que deben declararse en un formulario1099-MISC, aunque estos sean pagados a corporaciones. Esto incluye los pagos a abogados. Los honorarios de abogado se declaran en el recuadro 7 del formulario 1099-MISC; otros pagos por servicios legales o acuerdos se declaran en el recuadro 14 del formulario 1099-MISC.

 

Pagos a directores. Si usted provee un estipendio u otro tipo de remuneración para sus directivos, incluyendo pagos que se hacen antes de la jubilación, estos deben declararse en el recuadro

7 del formulario 1099-MISC. Sin embargo, los reembolsos de viaje y otros gastos de negocios en conformidad con un plan de reembolso con rendición de cuentas no se considera remuneración, y no debe declararse.

 

Pagos con tarjetas de crédito. Hay una regla relacionada con el 1099-MISC que fácilmente se ignora o se malentiende. Según las instrucciones del IRS: “los pagos hechos con una tarjeta de crédito o tarjeta de pago u otros ciertos tipos de pagos, incluyendo las redes de transacciones de terceras partes, deben declararse en el formulario 1099-K por la entidad que paga el acuerdo bajo la sección 6050W y no están sujetos a declaración en el formulario 1099-MISC”. En simples palabras, si la iglesia paga con tarjeta de crédito a un contratista independiente, entonces los pagos no son declarados en un formulario 1099-MISC, aunque estos excedan los $600 durante el año. Esta responsabilidad recae en la compañía de tarjeta de crédito que envía un formulario diferente, llamado 1099-K, Payment Card and Third Party Network Transactions [Transacciones de pago con tarjeta de crédito y red de terceros], que tiene su propio conjunto de instrucciones y reglas de declaración. (De hecho, la “entidad que paga el acuerdo” solo necesita archivar un 1099-K cuando los pagos exceden los $20,000 al año, y hay más de 200 transacciones con quien recibe el pago.)

 

 Ejemplo. Una iglesia contrata a un diseñador gráfico que tiene su propia empresa para crear y diseñar cuatro folletos. Cada diseño tendrá un costo de $200 por un total de $800 durante un

año calendario. La iglesia paga al diseñador gráfico $400 con cheque y $400 con tarjeta de crédito. Aunque la iglesia le paga al diseñador gráfico más de $600 en un año, ninguno de los pagos necesita ser declarado en un 1099-MISC ya que los pagos por cheque no excedió $600 y los pagos con tarjeta de crédito serán la responsabilidad de

la entidad liquidadora del pago.

 

Fecha de presentación

 

Es importante notar que hay diferentes fechas de presentación basados en el tipo de compensación a no empleados que se declara. Por ejemplo, si usted está declarando pagos de compensaciones a no empleados en el recuadro 7, este formulario debe ser presentado al IRS el 31 de enero de 2017, o antes, sea en formato impreso en papel o electrónico. Todos los demás pagos que se declaran, deben ser presentados el 28 de febrero de 2017 en formato impreso en papel, o el 31 de marzo de 2017 para la presentación electrónica.

 

Se necesita enviar copias a todos los destinatarios que tienen diferentes fechas de presentación: el 15 de febrero de 2017, si estás declarando pagos en el recuadro 8 o 14, o el 31 de enero de 2017, para todos los demás pagos. Para más información acerca del formulario 1099-MISC, véanse las instrucciones específicas del formulario y las instrucciones generales para información acerca de las planillas.  Como siempre, procure comunicarse con su contador público o abogado si tiene preguntas o preocupaciones específicas.