La prevención de problemas con la nómina de sueldo

El proceso de nómina de sueldo de las iglesias puede ser una tarea difícil y confusa. Los requisitos incluyen llenar formularios de retención (W-4), retener de los sueldos de los empleados, impuestos federales de ingresos, Seguro social y Medicare, depositar estos impuestos en el IRS, presentar declaraciones de impuestos trimestrales (Formulario 941) y emitir estados de cuenta de fin de año ( Formulario W-2) a los empleados.

La mayoría de las iglesias están sujetas a reglas, pero existen reglas y excepciones especiales para el personal del ministerio, lo cual acentúa la confusión. Las consecuencias de no inscribir adecuadamente los ingresos, retener los impuestos apropiados y depositar los fondos en el IRS pueden ser importantes — y en algunos casos devastadores —para la iglesia, sus líderes y su personal.

Hay un sinfín de reglas, formularios y plazos involucrados en el procesamiento de la nómina de sueldo. Debido a la complejidad de esta área, algunos de los errores más comunes que cometen las iglesias incluyen la clasificación adecuada de los ministros y la retención y el informe adecuados de los impuestos. Específicamente, estos errores incluyen:

• Tratar a los ministros como trabajador independiente en los impuestos federales.
• Tratar a los ministros como empleados para el Seguro social y el Medicare.
• La retención de impuestos federales para los ministros (sin autorización).
• No hacer depósitos de impuestos en la nómina de sueldo.
• No llenar el formulario 941.
• No enviar los formularios 1099-Misc a los contratistas.

Clasificación correcta y retención

Los primeros tres problemas mencionados anteriormente se relacionan con la clasificación adecuada de los ministros y el informe adecuado de su sueldo.

Empleado o contratista

En muchas de nuestras iglesias de las AD, un ministro será clasificado como un empleado para propósitos de impuestos federales. Habrá algunos casos en que un pastor puede ser contratado para prestar servicios a la iglesia, pero en muchas de nuestras iglesias, el ministro debería ser tratado como un empleado. Esto significa que el ministro recibirá un Formulario W-2 al final del año, en vez de un Formulario 1099-Misc. La retención fiscal federal: aunque un ministro sea un empleado de la iglesia, el ministro está exento de retención de impuestos federales. A diferencia de otros empleados a los que se les retiene impuestos de su sueldo, los ministros que reciben compensación por servicios ministeriales están exentos. Sin embargo, los ministros pueden elegir la retención voluntaria de impuestos sobre los ingresos. El recuadro 2 del formulario W-2 debe estar en blanco, a menos que el ministro haya elegido voluntariamente la retención.

La retención de Seguro Social y Medicare

Para confundir aún más las cosas, los ministros tienen doble estatus tributario. Por lo general y para fines de impuestos federales, al ministro se lo trata como empleado, pero se lo trata como trabajador independiente para fines de Seguro Social y Medicare. Por lo tanto, los impuestos de Seguro Social y Medicare no deben retenerse del sueldo del ministro.

El Formulario W-2 del ministro no reflejará sueldos y retenciones de Seguro Social y Medicare, porque, como trabajador independiente, el ministro no está sujeto a la retención de la mitad de Seguro Social y Medicare que es igualada por la mitad del empleador. Por lo tanto, las casillas 3 a 6 del W-2 deben estar en blanco. Se requiere que el ministro informe y pague estos impuestos como trabajador independiente en el Anexo SE de su declaración del impuesto federal (a menos que tengan una exención aprobada del impuesto como trabajador independiente).

Aunque una iglesia no paga el impuesto FICA (Seguro Social y Medicare) de sus empleados ministeriales, la mayoría de las iglesias están obligadas a pagar el impuesto FICA a sus empleados no ministeriales al igual que lo deben hacer las compañías con fin de lucro. Esto significa que la iglesia está obligada a retener la porción del empleado del cheque de sueldo de los empleados e igualar esta cantidad con la porción del empleador y depositar ambas cantidades en el IRS.

Manera adecuada de hacer los informes y envíos

Hay varios requisitos que cumplir al preparar el informe de la nómina de sueldos que podrían ser problemáticos para las iglesias.

Depósitos de impuestos de la nómina de sueldo

En el caso de las iglesias que retienen impuestos de los empleados no ministeriales (o ministros que voluntariamente han solicitado una retención ), estos impuestos deben depositarse en el IRS. Estos depósitos se realizarán cada mes o cada dos semanas, según el monto de los impuestos retenidos. Formulario 941, Declaración Trimestral del Impuesto Federales del empleador: La iglesia también debe presentar el Formulario 941 cada trimestre. Es importante informar adecuadamente los sueldos ministeriales en estos formularios. Por ejemplo, en el formulario 941 no se informa el subsidio de vivienda del ministro. Con frecuencia, se informan erróneamente los sueldos ministeriales y se incluyen como sueldos con Seguro Social y Medicare. Esto aumenta la cantidad de sueldos a los que se les deben retener impuestos.

Formulario W-2, Declaración de sueldo e impuesto

Cada año la iglesia debe llenar los Formularios W-2 y W-3 (Emisión de la Declaración de sueldos e impuestos) Estos formularios informan los sueldos gravables o imponibles de cada empleado y la cantidad de impuestos retenidos durante el año. Estos formularios, incluida la cantidad de sueldos e impuestos retenidos, deben coincidir con los totales de los formularios trimestrales 941.

Formulario 1099-MISC, ingresos varios

Todo trabajador independiente, contratista independiente o proveedor de servicios que no está incorporado, que recibe $ 600 o más en ingresos de la iglesia en cualquier año fiscal debe recibir un 1099-MISC. Los ejemplos incluirían los empleados de mantenimiento de césped, oradores invitados, plomeros, carpinteros y evangelistas. Para preparar correctamente un 1099-MISC, necesitará que el contratista independiente complete un Formulario W-9 del IRS, Solicite el número de identificación y certificación de contribuyente.