PREGUNTAS FRECUENTES ACERCA DEL PERSONAL Y ASUNTOS RELACIONADOS CON LA NÓMINA

 

¿Cómo determinamos si se debe tratar a los miembros del personal como empleados o como trabajadores independientes?

Aunque el IRS no ha publicado directrices claras que ayuden a determinar si un ministro es empleado de la iglesia, o trabajador independiente, hay por lo me- nos cuatro conjuntos de normas que se han usado para determinar legalmente si es adecuado clasificar a una persona como empleado, o como trabajador independiente. Cualquiera de estos análisis que se use, hay seguridad en afirmar que la vasta mayoría de los ministros que sirven en las iglesias locales deben ser clasificados como empleados de la iglesia. Hay excepciones a esto, y esas excep- ciones serán presentadas más adelante en este mismo artículo.

Una prueba útil para determinar la clasificación de una persona en cuanto a su empleo es el “Test de siete factores”. Debemos hacer la observación de que este test no se usa simplemente como una tabulación de “sí” contra “no”, en el que la respuesta mayoritaria determina la adecuada categoría de la persona en su empleo. Más bien, todos los factores son sopesados, y cada uno de ellos puede tener una importancia mayor o menor, según las circunstancias en que se realiza el trabajo.

Como ya afirmamos, la vasta mayoría de las relaciones entre las iglesias y los pastores se deben considerar como una relación empleador / empleado. Puede haber excepciones cuando un pastor no es supervisado por una junta de la iglesia local, o tal vez sea compensado por una organización que no es la con- gregación a la cual está asignado y a la cual sirve.

¿Cuáles son las reglas para dar a los miembros del personal de la iglesia un W-2 o un 1099?

El hecho de que el personal de una iglesia reciba un formulario W-2 o uno 1099-MISC depende enteramente de si el miembro del personal es considerado empleado de la iglesia o trabajador independiente. Los empleados de la iglesia siempre reciben de ella un Formulario W-2 como informe de su compensación y de las cantidades que le han sido retenidas. Aquellos miembros del personal considerados como trabajadores independientes que tienen un contrato con la iglesia, deben recibir un Formulario 1099-MISC si la iglesia les ha pagado $600 o más. Si se les ha pagado menos de $600, no es necesario que la iglesia entregue un 1099-MISC a las personas, sin embargo, éstas todavía tendrán el deber de informar la cantidad como ingresos suyos. (Véase la pregunta frecuente [PF]: “¿Cómo determinamos si se debe tratar a los miembros del personal como empleados o como trabajadores independientes?”)

¿Son todos los ministros trabajadores independientes?

La idea de que todos los ministros son trabajadores independientes es lo que generalmente se cree, aunque lamentablemente no muchos tienen una buena comprensión de lo que esto significa. En primer lugar, para determinar si se debe tratar a un ministro como empleado de la iglesia o trabajador indepen- diente, la iglesia debe examinar los criterios establecidos para llegar a esta decisión. (Véase la pregunta frecuente:“¿Cómo determinamos si se debe tratar a los miembros del personal como empleados o como trabajadores independien- tes?”) La decisión de tratar a un ministro como empleado o como trabajador independiente obedece a las mismas reglas que se aplican a otro tipo de em- pleados. En la gran mayoría de los casos, un ministro que pertenece al personal de una iglesia se considera un empleado de la iglesia.

Donde los ministros son tratados de manera exepcional es en relación con el impuesto al trabajador independiente (lo que equivale al FICA y al Medicare – Seguro Social). A los ministros se les exige siempre que informen y paguen el impuesto de trabajador independiente en el “Schedule SE” de su informe sobre la renta (a menos que tengan una exención aprobada del impuesto como traba- jador independiente).

A los ministros no se les retiene el cincuenta por ciento de la contribución del empleado al FICA y al Medicare, que el empleador iguala con el porcentaje que él paga, y que en el formulario W-2 aparece como como FICA earnings and with- holdings [ganancias y retenciones del FICA] y Medicare earnings and withhold- ings [ganancias y retenciones del Medicare]. La cantidad que el ministro adeuda por impuestos como trabajador independiente será calculada en su declaración de impuestos en el Schedule SE que se presenta como un documento adicional al Formulario 1040 de la declaración federal de impuesto sobre la renta.

O sea, que respecto a la pregunta original sobre si todos los ministros son trabajadores independientes, la respuesta es “sí” y “no”. Si un ministro reúne los requisitos de empleado, entonces será tratado como empleado a los efectos del impuesto sobre la renta. Las ganancias, después de restar la asignación para la vivienda serán presentadas en el Cuadro 1 (“wages”) del Formulario W-2 que entrega la iglesia al ministro. No obstante, respecto al FICA y al impuesto del Medicare, el ministro es tratado como trabajador independiente. Él es respon- sable de informar sobre su trabajo independiente, y pagar por él un impuesto similar al de una persona que es dueña de su propio negocio.

¿Cómo adoptamos una asignación para vivienda a favor de nuestro personal pastoral?

Lo ideal es que la asignación para la vivienda de un ministro se adopte y se documente en las actas de una reunión de la junta oficial de la iglesia que se celebre antes del principio del año calendario para el cual se pagará esa asignación. No se permiten asignaciones retroactivas. De manera que si una junta no adopta una asignación para la vivienda de un ministerio antes del 1o de febrero del año, la asignación solo se podrá aplicar al pago del ministro después de esa fecha, y no antes. La asignación para vivienda se puede adoptar como una cantidad anual, mensual o semanal fija, o se puede adoptar como un porcentaje del pago total que recibe el ministro.

Como protección, la junta de la iglesia podría adoptar una asignación para vivienda que sea una especie de “red de seguridad” para todos los ministros que son parte de su personal, que sería efectiva, a menos que y hasta que se adopte una asignación para vivienda específica para los ministros en algún año deter- minado. Esta asignación “red de seguridad” permitiría que la asignación para viviendas estuviera en efecto, en caso de que la junta no adoptara asignaciones de vivienda para los ministros. Esta asignación por defecto se podría fijar en un determinado porcentaje del pago que reciben los ministros. (Véase el Primer documento de muestra: Declaración de Asignación para Vivienda).

En el código de impuestos hay un límite para la asignación para vivienda. (Véase la respusta a la pregunta frecuente: ¿Hay una cantidad máxima en las asigna- ciones para vivienda, que no se nos permita exceder?”, donde se explican estos límites.)

¿Necesita tener credenciales un miembro del personal pastoral para recibir una asignación para su vivienda?

Sí. Aunque el código de impuestos indica que el empleado debe ser “ordenado” para que se lo considere ministro a los efectos de su empleo, esto equivaldría a que el empleado debe tener credenciales de cualquier nivel dentro de la Fraternidad de las Asambleas de Dios. Aquí se incluye a misnistros ordenados, licenciados, certificados y quienes tienen credencial de su iglesia local. Cual- quiera de estos niveles de credencial haría que el empleado calificara para recibir una parte de su sueldo como asignación para vivienda, si cumple con los demás requisitos para que se le trate como ministro en cuanto a los impuestos.

¿Hay una cantidad máxima en las asignaciones para vivienda, que no se nos permita exceder?

Aunque el código de impuestos no limita la porción del sueldo del ministro que se puede designar como asignación para la vivienda, se señalan tres límites máximos que gobiernan lo que puede reclamar el ministro como asignación para su vivienda. La cantidad máxima que un ministro puede reclamar como asignación para su vivienda, se limita a la menor de estas tres cantidades:

Primer punto:“La cantidad de gastos relacionados con su vivienda que el minis- tro ha pagado durante el año calendario” representa los pagos o las compras reales hechos con dinero en efectivo, por medio de cheque, crédito bancario, o tarjetas de débito durante el año calendario en relación con los gastos de vivienda elegibles. Los gastos por compras que se han hecho con tarjetas de crédito de casas comerciales cuentan como gastos de vivienda el año en que se hacen los pagos para liquidar lo que se adeuda en la tarjeta. Para ver una muestra de los gastos se pueden contar cuando se calculan las exclusiones de asignación para vivienda, véase el Documento 3.

Segundo punto:“La cantidad de asignación para vivienda que adopte o destine la junta de la iglesia” es sencillamente la cantidad que se registra en las actas de la junta como la asignación que ha sido aprobada para la vivienda del ministro. Si se han hecho enmiendas a la asignación para vivienda aprobada, y aparecen apro- badas en las actas, estas enmiendas también se deben tomar en consideración.

Tercer punto:“El valor comercial justo de la vivienda del ministro, amueblada y con servicios públicos que recibe”es un poco más complejo.Típicamente ésto se interpreta como el valor del alquiler de la casa amueblada del ministro, más el costo de los servicios públicos. Aunque el IRS no ha orientado en cuanto a la manera en que se debe establecer esta cantidad, hay algunas maneras de medirla que son generalmente aceptables. En primer lugar, el ministro debe hacer que un corredor de bienes raíces le dé una opinión informal de la can- tidad por la cual podría alquilar la casa. En segundo lugar, el ministro podría obtener un avalúo formal de un tasador de bienes raíces, para establecer esta cantidad. En tercer lugar, algunos han usado lo que se conoce como “la regla del uno por ciento”, en la que se entiende que el valor del alquiler mensual de una casa equivale aproximadamente al uno por ciento de su valor total. Este tercer método podría proporcionar un valor de alquiler realista, o podría hacerlo. Una vez establecido el valor del alquiler de la casa amueblada, se le añadiría lo que se paga durante el año por los servicios públicos (electricidad, gas, alcantaril- lado, recogida de la basura, cargos locales por el teléfono, cargos por acceso a la internet, cargos por el uso básico del cable de televisión).

De estas tres cantidades, el ministro tendría derecho de reclamar la menor de ellas como su asignación para vivienda. Si la asignación para vivienda restada en el Formulario W–2 del ministro (ítem 2) ha sido mayor que el ítem 1 o el 3, se le exigiría al ministro que le vuelva a añadir la porción de la asignación para vivienda designada que no pudo reclamar como ingresos en la línea 7 de su Formulario 1040.

¿Se puede cambiar durante el año la asignación para vivienda de un ministro?

Sí es posible cambiar o alterar la asignación para vivienda ya designada para el ministerio durante el año, por una acción de la junta directiva de la iglesia. Este cambio sólo será efectivo a partir de su aprobación, y no puede cambiar la designación del pago que el ministro ha recibido anteriormente durante la primera parte del año.

¿Paga la iglesia el Seguro Social de sus empleados?

Aunque una iglesia no paga el Impuesto del Seguro Social por sus empleados con cargos ministeriales, a la mayoría de las iglesias se les exige que paguen el Impuesto del Seguro Social (FICA y Medicare) para sus empleados que no son ministros, tal como se exige a las compañías seculares. Esto significa que la igle- sia debe retener la porción correspondiente al empleado, en vez de entregarla con el sueldo, y que a esta cantidad debe añadir la parte que corresponde al empleador, y de debe enviar ambas cantidades con el impuesto sobre la renta que se haya retenido, para que sea depositado por el IRS.

Hay una excepción a esta regla general. Las iglesias que presentaron el For- mulario 8274 al IRS (generalmente el 31 de octubre de 1984, o antes), que las eximía del pago de los impuestos de Seguro Social y Medicare no están obliga- das a pagar estos impuestos por sus empleados. Estos empleados son tratados como trabajadores independientes respecto al Seguro Social y al Medicare, y tienen el deber de pagar estos impuestos personalmente.

Una asignación para vehículo, ¿es un beneficio a nuestro ministro por el cual deberá pagar impuestos?

La cantidad que se le paga a un miembro del personal pastoral con el fin de compensarlo por el costo de operar su propio vehículo para uso del ministerio, generalmente recibe el nombre de “asignación para vehículo”. Aunque hubo
un tiempo en que estos pagos al ministro no representaban ingresos sujetos a impuestos para él, las cosas han cambiado. Las cantidades que se pagan al per- sonal (aunque sea para cubrir gastos de la iglesia) por las cuales no se les exige que informen a la iglesia cómo usaron esos fondos de acuerdo a las exigencias de un plan contable de reembolso, se consideran totalmente sujetas a impues- tos que debe pagar el miembro del personal. En relación con la asignación para vehículo, aun estas cantidades son proporcionadas al miembro del personal con el fin de ayudar a sufragar los gastos de su vehículo relacionados con legíti- mas actividades ministeriales, están sujetas 100% al pago de impuestos por parte del miembro del personal, si no se informan bajo un plan de contabilidad parasureembolso.(Véaselapreguntafrecuente:¿Cómocreamosyadministra- mos un plan de reembolso responsable para nuestros empleados?)

Si hay un miembro del personal que recibe una asignación para vehículo sin hacer el informe que exige la iglesia, como se explicó anteriormente, los impuestos correspondientes a la asignación serían responsabilidad de este miembro del personal; no obstante, el miembro del personal también ten- dría derecho a restar sus gastos con el vehículo como gastos de negocios de empleado, en el Formulario 2145 de su informe personal de impuestos sobre la renta. Esto puede eliminar parte del impacto de los impuestos por la asignación para vehículo que reciba como ingresos sujetos a impuestos.

¿Cómo creamos y administramos un plan de reembolso contable para nuestros empleados?

El plan de contabilidad de los reembolsos es una norma que adopta la junta directiva de la iglesia, y que permite que se les reembolsen a los empleados los gastos que hayan hecho en asuntos de la iglesia y que sean legítimos y apro- bados, que hayan pagado personalmente (o pagado por medio de adelantos), informando a la iglesia, y no al IRS en su declaración personal de impuestos. El plan de reembolso contable, conforme a lo especificado por el IRS, debe cumplir los siguientes requisitos: