Cuentas de asignaciones

P: Queremos dar a nuestro pastor una cuenta de asignación que pueda utilizar para la hospitalidad, la benevolencia y otros gastos del ministerio. Nos han dicho que este fondo podría estar sujeto a impuestos que nuestro pastor deberá pagar. ¿Es cierto?

 
R: Muchas iglesias permiten que el pastor principal controle una cuenta de asignación para ciertos gastos del ministerio. Dependiendo de cómo se mantengan y controlen estos fondos, se determinará si los fondos serán imponibles o no para el pastor. El hecho de que las cuentas de asignación sean imponibles o no dependerá de si la iglesia se adhiere a un plan de reembolso contable.
 
Planes contables
Las asignaciones para gastos en un entorno eclesiástico pueden incluir asignaciones mensuales para compensar los gastos de un automóvil o un teléfono celular; para comprar recursos que se usarán en el ministerio; para cubrir los gastos de hospitalidad o acceso a fondos para atender necesidades inmediatas de benevolencia. La iglesia puede proporcionar las cuentas para gastos de dos maneras:
 
• La iglesia puede pagar al pastor una asignación mensual para ayudar a pagar estos gastos.
• La iglesia puede dar al pastor acceso a un fondo de la iglesia para pagar estos gastos a medida que surjan.
 
La forma en que se proveen estos fondos y se contabilizan, determinará si estas cuentas de gastos son tratadas como compensación o pago al pastor. Según la publicación 463 del IRS, Travel, Entertainment, Gift, and Car Expenses, los reembolsos pagados bajo un plan contable no se informan como compensación.
 
Sin embargo, los reembolsos pagados en el marco de planes no contables se declaran como remuneración. Si estos gastos no se contabilizan adecuadamente bajo un acuerdo contable, resultará en un ingreso gravable para el pastor. Por esta razón, es beneficioso para las iglesias adoptar un plan de reembolso contable.
 
Según el IRS, el plan contable del empleador debe incluir los siguientes componentes:
 
1. Sus gastos deben estar relacionados con la organización, es decir, debe haber pagado o incurrido en gastos deducibles mientras prestaba servicios como empleado de su empleador.
2. Debe rendir cuentas adecuadamente a su empleador de estos gastos en un plazo razonable.
3. Deberá devolver cualquier exceso de reembolso o asignación en un plazo razonable.
 
La segunda regla establece que el empleado debe justificar adecuadamente los gastos. Esto significa que cada compra realizada con una cuenta de gastos, o con los fondos de una cuenta de asignación, debe estar documentada con recibos y debe entregarse al empleador.
 
Como explica el IRS:
Una de las normas de un plan contable es que se debe rendir cuentas adecuadamente de sus gastos a su empleador. Para rendir cuentas adecuadamente, debe entregar a su empleador una declaración de gastos, un libro de cuentas, un diario o un registro similar en el que haya anotado cada gasto en el momento o cerca del momento en que lo realizó, junto con pruebas documentales (como recibos) de sus viajes, millaje y otros gastos de representación del empleado.
 
Debe contabilizar todas las cantidades que haya recibido de su empleador durante el año en concepto de anticipos, reembolsos o asignaciones. Esto incluye las cantidades que haya cargado a su empleador mediante tarjeta de crédito u otro método. Debe entregar a su empleador el mismo tipo de registros e información justificativa que tendría que entregar al IRS si ésta cuestionara una reducción en su declaración.
 
Aquí es donde muchas iglesias fallan cuando dan una asignación a su pastor: No exigen una contabilidad adecuada. Como resultado, la asignación de gastos debe ser contada como ingreso gravable para el pastor.
 
Asignaciones para gastos comunes
 
Dado que las cuentas de gastos, las asignaciones mensuales o los estipendios pueden dar lugar a ingresos imponibles para el empleado, a continuación, se ofrecen algunas directrices para garantizar que algunas asignaciones de gastos comunes se traten como planes contables.
 
➢ Asignación para teléfono móvil. Algunas iglesias proporcionan una asignación mensual a los empleados para ayudar a pagar o compensar, el coste de un plan mensual de teléfono celular. En 2010, el IRS aclaró sus directrices sobre los teléfonos celulares.
 
El IRS ha llegado a la conclusión de que, si el empleado tiene una necesidad exclusiva del teléfono para la organización, una asignación hasta el coste mensual del plan telefónico puede tratarse como un plan contable y no estar sujeto a impuestos para el empleado. No obstante, hay varios requisitos, como la necesidad de justificar el coste y la necesidad exclusiva del teléfono móvil para la organización. 
 
➢ Asignación para automóviles. Una asignación para automóviles se utiliza comúnmente para compensar los gastos del personal que operan su propio vehículo para el uso del ministerio. Estos pagos son 100% gravables para el miembro del personal si no se informan bajo un plan de reembolso responsable. Para rendir cuentas, la iglesia puede reembolsar al empleado los gastos reales con los recibos correspondientes. La iglesia también puede reembolsar al empleado utilizando la tasa estándar de millaje [kilometraje], establecida cada año por el gobierno federal. La tasa estándar de reembolso por millaje [kilometraje] para operar un coche personal para uso de negocios es de 57,5 centavos por milla [1.5 km] en 2020. Incluso cuando se utiliza la tasa estándar de millaje [kilometraje], debe haber una justificación adecuada.
 
➢ Asignación de hospitalidad (comidas). Algunas iglesias crean un fondo de hospitalidad y permiten al pastor acceder al fondo siempre que lo necesite. A menos que cada gasto esté debidamente justificado, la totalidad de este fondo podría ser imponible para el pastor. A menudo, el ministerio de la iglesia incluye una asignación para comidas (por ejemplo, una reunión de discipulado durante el almuerzo). Para que sean contabilizados y, por tanto, no imponibles al empleado de la iglesia, el IRS requiere documentación específica. Estos gastos deben ser declarados por el empleado e incluir la presentación de recibos.

En el caso de las comidas, el IRS también exige los nombres de las personas que asistieron al evento, el importe, el lugar y una explicación del propósito comercial de la función. Por ejemplo, el recibo debe documentar lo que se trató durante la comida que hace que esto esté relacionado con los asuntos de la iglesia y no simplemente una comida personal.
 
Para obtener más información sobre los planes contables y la justificación de los gastos de automóvil y de hospitalidad, consulte la publicación 463 del IRS, Travel, Entertainment, Gift, and Car Expenses aquí.