Regalos para los empleados

La Navidad es una buena época para mostrar agradecimiento a los empleados que sirven a la iglesia fielmente durante el año. Aunque las tarjetas de regalo, las flores, y otras muestras de aprecio no cuesten mucho dinero, el regalo puede ser ingreso sujeto a impuesto para algunos de los destinatarios.Por lo tanto, es muy importante que se manejen correctamente este tipo de regalos y se les incluya en el ingreso cuando es necesario.

 

A pesar de que podríamos llamarlos regalos (a diferencia de los salarios), la sección 102 (c) del código tributario define el término de manera diferente. El código tributario declara que una exclusión para regalos no incluirá "ninguna cantidad transferida por o para un empleador a, o para el beneficio de un empleado". Por lo tanto, como regla general, los regalos y los pagos a un empleado deben ser valorados e incluidos en el ingreso bruto del empleado a menos que sea específicamente excluido por la ley.

El IRS tiene varias publicaciones que describen cómo informar correctamente regalos y beneficios que se proporcionan alos empleados, que se enumeran al final de este artículo. La siguiente es una lista de los regalos comunes que se proporcionan alos empleados y la manera correcta de informarlos, de ser necesario.

 

Regalos De Minimis y beneficios adicionales

El IRS permite que los regalos ocasionales de minimis de propiedad personal tangible a los empleados sean excluidos del ingreso. El término "de minimis" significa cualquier propiedad o servicio con un valor tan pequeño que hacerlo contable es irrazonable o impracticable por razones administrativas.

Las normas del Departamento del Tesoro de E.U.A. (26 CFR 1.132-6) proveen ejemplos de beneficios de minimis y regalos que se pueden excluir del ingreso bruto de un empleado, que incluyen:

• Fiestas ocasionales, comidas para un grupo, o picnics para empleados y sus invitados.
• Regalos tradicionales de cumpleaños o regalos de propiedad (no efectivo) para las festividades con bajo valor de mercado.
• Entradas ocasionales a un teatro o evento deportivo.
• Café, rosquillas y bebidas gaseosas.
• Flores, fruta, libros, o propiedades similares a empleados bajo circunstancias especiales (ej., debido a un enfermedad, un desempeño sobresaliente, o una crisis en la familia).

Esto podría incluir el regalo de un pavo o un pastel de frutas durante las Navidades. El IRS no pone un valor a lo quese considerade minimis, pero es razonable que aunque un pavo se puede excluir del ingreso,un reloj caro no es se puede excluir.

 

Dinero en efectivo para ocasiones especiales

Los regalos de dinero en efectivo a los empleados, ya sea por la Navidad, cumpleaños, o agradecimiento al pastor, son ingresos sujetos a impuesto y deben ser incluidos en el W-2 del empleado.

 

Tarjetas de regalo

Las tarjetas de regalo se consideran equivalentes a efectivo y siempre deben incluirse en los ingresos. Lamentablemente, no hay un valor mínimo o regla de minimis para el efectivo o las tarjetas de regalo, así que una tarjeta de regalo de $10 es consideradaingreso sujeto a impuesto para los empleados.No importa la manera en que la iglesia obtuvo las tarjetas de regalo. Aunque hayan sido donadas a la iglesia, una vez que son entregadas a los empleados, deben ser tratadas como ingreso sujeto a impuesto.

Regalos por la jubilación

Los regalos por la jubilación representa ingreso sujeto a impuesto por servicios prestados y generalmente se incluyen enel ingreso sujeto a impuesto.

 

Viajes a Israel

Muchas iglesias ayudan a recaudar fondos para enviar a su pastor y esposa en un viaje a la Tierra Santa. Aunqueesto puede enriquecer el conocimiento bíblico del pastor, generalmente es ingreso sujeto a impuesto para el pastor y su esposa.

 

Pagos de benevolencia a empleados

Muchas iglesias tienen un programa de benevolencia para ayudar a los miembros de la congregación o a la comunidad.Sin embargo, los pagos de benevolencia hechos a empleados se considerarán ingreso sujeto a impuestos. Esto tambiénincluye los pagos realizados en beneficio del empleado, como un pago que se hace directamente a una empresa de servicioso un arrendador.

 

Membresías

Algunas iglesias ofrecen a sus empleados membresías a un club privado o a un centro deportivo.Independientemente de la frecuencia con que el empleado utilice esa instalación, resultará en ingreso sujeto a impuesto para el empleado.

 

Uso de vehículos o instalaciones que son propiedad del empleador

Si la iglesia permite que los empleados usen un vehículo que es propiedad de la compañía más de un día al mes para ir al trabajo, o permita el uso de una cabaña que es propiedad de la iglesia durante un fin de semana, se considera un ingreso sujeto a impuestos.

 

Consecuencias

Es muy importante manejar de manera adecuada estos beneficios suplementarios e incluirlos como ingresos, cuando es necesario. Si no se registran correctamente, el empleado está sujeto a impuestos y multas e intereses por ingreso no declarado.No presentar los formularios requeridos también puede exponer a la iglesia a sanciones y multas.

 

Por ejemplo:

• El incumplimiento en la presentación del formulario W-2 resultará en multas de $30, $60, o $100 por formulario, basados en cuántos días de retraso tenga.
• El incumplimiento en retener o depositar los impuestos sobre la nómina resultará en una multa equivalente al 100% de los impuestos no retenidos o depositados. La multa puede ser impuesta contra la organización o sus funcionarios.

Nota importante: Si el incumplimiento en retener o depositar los impuestos sobre la nómina es deliberado, el funcionario o empelado responsable pueden ser multado, acusado de delito, y enfrentar hasta 5 años deprisión.

 

Además, la iglesia y sus líderes pueden ser expuestos a multas importantes y sanciones que llamamos sanciones intermediarias. Por ejemplo:

• Si el empleado es un oficial o director, el empleado esta sujeto a impuestos adicionales sobre artículos de uso y consumo hasta del 225% de la cantidad porque sería caracterizado como un beneficio automático de exceso.
• Cualquier miembro de la junta que aprobó el beneficio de exceso está sujeto a un impuesto sobre artículos de uso y consumo igual al 10% de la cantidad del beneficio de exceso—hasta un máximo de $20,000 de manera colectiva.

Recursos adicionales

Si desea información adicional sobre cómo manejar adecuadamente los beneficios adicionales, puede revisar las siguientes publicaciones del IRS en www.irs.gov:

 

Publicación 15-B Employer’s Guide to Fringe Benefits [Guía del empleador para prestaciones suplementarias]

Publicación 525 Taxable and Nontaxable Income [Ingreso tributable y no tributable]

Publicación 535 Business Expenses [Gastos del negocio]