Recursos humanos: herramientas para mejorar sus prácticas de contratación

El personal ministerial, el liderazgo laico y los voluntarios están activos en su responsabilidad. Cada vez más personas acuden a los servicios de la semana. Dios está bendiciendo. Las vidas son transformadas.

Conforme crece su ministerio también crece su necesidad de personal. Usted tiene buenos voluntarios, pero se pregunta si su ministerio sería más efectivo si reemplazara algunos de los puestos voluntarios con empleados. Considere las siguientes preguntas que lo ayudarán a decidir si es oportuno pasar de voluntarios a empleados:

• ¿Puede confiar que los voluntarios cumplirán cuando se comprometan?
• ¿Tiene voluntarios que tienen demasiado trabajo?
• ¿Tienen sus voluntarios las habilidades que usted necesita?

Pero la contratación de empleados también trae nuevos desafíos y nuevas reglas. Al considerar la contratación de empleados, ¿lo han sorprendido algunos de estos pensamientos?:

• «No vine al ministerio para esto».
• «El instituto bíblico no me preparó para...»
• «Somos una iglesia, no un negocio». «Las legislación laboral no se aplica a nuestra realidad».

Ciertamente, contratar empleados puede ser una tarea desalentadora y compleja. Pero quisiera presentar algunas de las mejores prácticas en las áreas de reclutamiento, revisión, selección y otras prácticas de empleo que lo ayudarán en este proceso.

Reclutamiento

Una vez que se ha confirmado una vacante, el proceso de búsqueda de un reemplazo normalmente consta de los siguientes pasos:

Establezca quién será la autoridad contratante en el proceso de búsqueda, revisión y selección. El conocimiento del trabajo es crucial. Obviamente quien supervisará y ayudará a definir el puesto debe participar en el proceso. Si no conoce el trabajo, usted está menos calificado para elegir a la persona mejor calificada para realizar el trabajo.

La revisión de la descripción del trabajo: una descripción del trabajo bien escrita y actualizada es una herramienta muy efectiva porque es útil en el reclutamiento y después para la evaluación del desempeño de los empleados. El anuncio (publicidad), los antecedentes, la entrevista y la selección deben basarse en la descripción del trabajo. Organice la lista de los deberes desde los más esenciales a los menos esenciales, y complétela con «otros deberes según sean asignados». La confusión y los problemas legales pueden prevenirse con una planificación anticipada.

El formulario de postulación: un formulario cuidadosamente escrito facilita la tarea de contratar. Es una herramienta que está diseñada para ayudarlo a encontrar la persona idónea. Evite las preguntas que parezcan discriminatorias. Más bien, solicite información relacionada únicamente con la capacidad del candidato para realizar el trabajo. Incluya una declaración del candidato que verifique la información y autorice las referencias, y no olvide que el candidato debe firmar su solicitud una vez que la complete. Es un documento legal, por lo cual es aconsejable que un abogado laboral la revise para asegurar que incluye las exenciones y divulgaciones adecuadas, y que cumple con las leyes federales y estatales.

Un currículum no debe considerarse sustituto de una solicitud de empleo. El currículum es el documento que el candidato presenta para probar su idoneidad para el trabajo; y el otro es un documento legal, una herramienta para obtener datos objetivos.

• Sugerencia: Es recomendable notificar la recepción de cada solicitud. Puede ser con una nota electrónica en que se agradece a la persona por su interés, y un compromiso de que la solicitud será revisada.

Revisión de antecedentes

Seleccione a los candidatos que serán entrevistados en función de sus conocimientos, capacidades y habilidades comparados con los criterios descritos en la descripción del trabajo. Haga una revisión de los antecedentes del compromiso cristiano de los candidatos. ¿Los valores y principios del candidato están en sincronía con los valores y principios de la iglesia?

La entrevista: Es una buena práctica entrevistar más de un solicitante con el fin de comparar. Un enfoque estructurado es cuando a los solicitantes se les hacen las mismas preguntas, esto podría facilitar la defensa ante una acusación de discriminación. Las preguntas abiertas y basadas en el comportamiento generalmente estimulan la mayor cantidad de información de los candidatos. Un ejemplo sería: «Cite un ejemplo de un momento en que su horario fue interrumpido por una circunstancia imprevista». «¿Cómo manejó la situación?» Evite las preguntas que puedan interpretarse como discriminatorias, por ejemplo la edad, el sexo, el origen étnico o discapacidad del solicitante.

Verificación de las referencias: No confíe solo en las cartas de referencia que proporcione el candidato. Llame usted mismo a quien escribió la referencia, pero antes decida qué es importante para el buen éxito del candidato en el puesto; como la actitud hacia el trabajo, la flexibilidad, la iniciativa y la capacidad de resolver problemas.

Revisión de antecedentes: La iglesia tiene el deber de proteger a quienes participan en sus diversos programas. Debido a que los empleados de la iglesia tienen trato con los niños que podrían estar en el edificio durante el horario de oficina, se recomienda encarecidamente efectuar una revisión de antecedentes penales.

• Sugerencia: Al final de este artículo, encontrará una lista de algunos recursos clave que recomiendo, que incluye un recurso para el análisis de los antecedentes penales.

Selección

Considere lo siguiente: Cuando se trata de seleccionar a una persona para un trabajo, lo que no tiene relación con el trabajo, no debería ser un factor en el proceso de decisión.

El ofrecimiento del trabajo: El ofrecimiento debe incluir la compensación, el horario, el título del trabajo y la elegibilidad de beneficios.

También es una buena idea dar seguimiento a un ofrecimiento verbal con un resumen escrito, una vez que el ofrecimiento ha sido aceptado.

Una vez que se ha hecho el ofrecimiento y este es aceptado, se debe notificar a los demás candidatos lo antes posible.

El sueldo: Es importante verificar que las prácticas de compensación son justas y de que se cumplen los requisitos de sueldo mínimo y horas extra. El mercado laboral local es un buena fuente de consulta cuando se quiere determinar cuál es la tasa de pago local para puestos similares.

Al decidir la compensación adecuada, tenga en cuenta que la compensación se proporciona en reconocimiento de las responsabilidades y requisitos del puesto (como se establece en la descripción del trabajo), que no se basa específicamente en las calificaciones u obligaciones financieras de una persona en particular.

La orientación para nuevos empleados: La orientación es la manera en que la iglesia da le bienvenida al nuevo empleado a su misión y cultura, a las personas y a su nuevo entorno. Es una manera fácil de ayudar a su nuevo empleado a comenzar bien, pero requiere de preparación. Tener el área de trabajo organizada y lista comunica al recién llegado el mensaje: "¡estamos contentos de tenerlo aquí!" El manual para el empleado es una herramienta necesaria para comunicar efectivamente las políticas y directrices del empleo. El manual se puede utilizar como una guía para la conversación ese primer día de trabajo, así como una referencia futura para el nuevo empleado.

La orientación a la iglesia es un proceso continuo. Planifique reuniones semanales para compartir los protocolos de la oficina, e introduzca y analice los deberes que se le han asignado al nuevo empleado. Durante las primeras semanas, dispóngase a responder preguntas y explicar los métodos preferidos.

Conclusión

Es imposible prever todas las situaciones que enfrentará cuando contrate y lidere empleados; sin embargo, la implementación de estas sugerencias lo ayudará a garantizar que sus prácticas de reclutamiento, antecedentes y selección sean efectivas y cumplan con las leyes apropiadas.

Recursos adicionales

Estos son algunos recursos clave para ayudarlo a guiar la gestión de recursos humanos:

• www.irs.gov Cómo solicitar un EIN.
• webapps.dol.gov/elaws/ Esta página ofrece información sobre el cumplimiento de las
  leyes federales de empleo.
• www.eeoc.gov Más información sobre el Título VII, ADEA, y ADA
• www.uscis.gov El IRCA y formulario I-9
• www.nsopw.gov: Verificación en el registro de delincuentes sexuales.
• www.fadv.com Evaluación de empleo y verificación de antecedentes en First Advantage.
• Legislación laboral: Volumen 3 del pastor, la iglesia y la ley [Employment Law: Volume 3 of Pastor, Church & Law], por Richard Hammar.