ASAMBLEAS DE DIOS
Declaraciones de fin de año: Lo que las iglesias deben saber
Publicado en Presupuesto y finanzas de la iglesia
Al final de cada año, las iglesias tienen algunos requisitos importantes sobre las declaraciones de impuestos para ayudarles a cumplir con las leyes federales y del estado. Desde la presentación de informes de compensación, pasando por la presentación de formularios de impuestos, hasta las notificaciones a los donantes, aquí hay una lista de diez tareas y responsabilidades clave que los líderes de la iglesia, los tesoreros y los contables deben tener en cuenta.
#1. Recibos de contribuciones.
Para que los contribuyentes puedan deducir sus contribuciones como gastos detallados en el Anexo A de su declaración de ingresos, el contribuyente debe justificar todas las donaciones. En el caso de una contribución individual de doscientos cincuenta dólares o más, el donante debe obtener un recibo de la organización. Por esta razón, muchas iglesias preparan regularmente resúmenes anuales de las contribuciones de los donantes. Este resumen anual debe incluir el nombre de la iglesia, la fecha y el importe de cada contribución (incluyendo cualquier donación superior a doscientos cincuenta dólares) e indicar adecuadamente si se proporcionó algún bien o servicio a cambio de las donaciones.
Se aplican normas especiales de declaración para las donaciones que no son en efectivo, especialmente las donaciones con un valor de más de 5.000 dólares, o las donaciones de arte, vehículos, barcos o aviones. Las transacciones quid pro quo, en las que un donante hace una contribución y recibe un artículo o servicio a cambio, también tienen requisitos especiales de declaración. Para más información sobre cómo gestionar adecuadamente este tipo de donaciones, consulte este artículo: Recibos de contribución.
Recuerde que, para registrar una contribución en el año en curso, ésta debe entregarse antes del 31 de diciembre. Hay una excepción para las donaciones que se envían por correo: si la donación está marcada con una fecha antes del 31 de diciembre, se considerará la donación para el año en que está fechada. La iglesia debe proporcionar el recibo de la contribución o el resumen anual tan pronto como sea posible después del final del año, y los donantes no deben presentar su declaración de impuestos hasta que reciban el resumen de contribuciones enviado por la iglesia.
#2. Formulario W-2 del IRS, Declaración de salarios e impuestos.
La declaración de impuestos sobre la nómina puede ser confusa. Los empresarios están obligados a retener los impuestos federales sobre la renta y los impuestos de la Seguridad Social de los salarios de sus empleados, a depositar esos impuestos en el IRS, a presentar declaraciones de impuestos trimestrales (formulario 941) y a emitir los formularios W-2 a los empleados.
La mayoría de las iglesias están sujetas a estas normas, pero hay normas especiales y excepciones para el personal ministerial, lo que contribuye a la confusión. He aquí algunos puntos clave que hay que recordar al rellenar los formularios W-2.
- Incluya correctamente todos los salarios y los ingresos imponibles en la casilla 1. Estos son algunos de los elementos comunes que generalmente deben incluirse como ingresos:
• Bonificaciones en efectivo por cumpleaños y vacaciones.
• Equivalentes de efectivo, como tarjetas de regalo para restaurantes y tiendas minoristas.
• Las asignaciones mensuales que no se pueden contabilizar (como el teléfono móvil, los gastos del automóvil o el seguro médico).
• Ofrendas de amor y regalos de agradecimiento a los pastores dados a través de la iglesia.
• Pagos a los pastores para ayudar a compensar los impuestos de la seguridad social.
• Reembolsos de millaje [kilometraje] por encima de las tasas de kilometraje aprobadas por el IRS.
• Membresías de clubes de golf pagadas por la Iglesia.
• Los servicios públicos pagados por la Iglesia o el cuidado del césped en la residencia personal de los miembros del personal.
• Uso personal de los vehículos que son propiedad de la iglesia.
• Reembolsos de gastos de empresa no contabilizados.
- Asegúrese de que los miembros del personal ministerial están correctamente clasificados como ministros a efectos fiscales. (Para determinar esto, revise los cinco factores prescritos por el IRS, y explicados con más detalle en la guía anual Church and Clergy Tax Guide de Richard Hammar).
- Los ministros (según la definición del IRS) están exentos de la retención de impuestos federales, pero pueden elegir la retención voluntaria tanto de los impuestos sobre la renta como de los impuestos de autoempleo, como un empleado. La casilla 2 del W-2 debe estar en blanco, a menos que el ministro haya elegido la retención voluntaria.
- Los ministros también son considerados como trabajadores autónomos a efectos de la seguridad social. Por lo tanto, los impuestos FICA y Medicare no se retienen. Las casillas 3 a 6 del W-2 deben estar en blanco. Un ministro que está sujeto al impuesto sobre el trabajo por cuenta propia y no ha optado por la Seguridad Social, debe informar de sus propios ingresos por trabajo por cuenta propia (ingresos imponibles más vivienda) en el Anexo SE de su declaración de impuestos federales personales.
- Los ministros que reciben un subsidio de vivienda o subsidio para la casa pastoral pueden declarar el importe del subsidio de vivienda en la casilla 14 del W-2. El importe del subsidio de vivienda no debe superar la cantidad autorizada por la junta.
No clasificar correctamente los ingresos imponibles puede tener graves consecuencias para los empleados y la organización. Por ejemplo, además de los impuestos no pagados, el empleado se enfrenta a una sanción del 25% y a un impuesto especial del 200%. Los responsables de la organización también se enfrentan a una sanción del 20%, hasta 20.000 dólares, y la organización podría perder su condición de sin fines de lucro, lo que repercutiría en las contribuciones de los donantes y la confianza.
El formulario W-2 debe presentarse al gobierno antes del 31 de enero.
#3. Formulario 1099 del IRS, Remuneración de no empleados.
A menudo los líderes de la iglesia y los contables están confundidos en cuanto a cómo manejar los asuntos del 1099 y quién debe recibir uno. Aquí hay algunos datos importantes que le ayudarán a completar estos formularios de manera precisa y oportuna.
• Cualquier persona que trabaje por cuenta propia, contratista independiente o proveedor de servicios que no esté incorporado, que reciba $600 o más de la iglesia en cualquier año calendario debe recibir un 1099-NEC. Los ejemplos incluirían proveedores de mantenimiento de césped, oradores invitados, plomeros, carpinteros y evangelistas.
• Para preparar correctamente un 1099-NEC, tendrá que hacer que el contratista independiente rellene un formulario W-9 del IRS, Solicitud de Número de Identificación del Contribuyente y Certificación. El W-9 es un formulario que recoge el nombre, la dirección y el número de la seguridad social del contratista independiente y puede descargarse del sitio web del IRS en irs.gov.
• A diferencia del formulario W-9, los formularios 1099-NEC pueden pedirse en el sitio web del IRS en irs.gov o comprarse en su tienda local de suministros de oficina. No se pueden descargar de ningún sitio web.
• Los formularios 1099-NEC deben presentarse antes del 31 de enero. El IRS puede imponer sanciones si no se presenta un formulario correcto en la fecha de vencimiento. Por lo tanto, debe asegurarse de presentarlos correctamente y a tiempo. Evite errores comunes como no incluir la información completa de la iglesia o del beneficiario, o enviar los formularios después de la fecha de vencimiento.
#4. Formulario W-4 del IRS, Certificado de Retención del Empleado.
Diciembre es un buen momento para proporcionar los formularios W-4 federales y estatales a todos los empleados y darles la oportunidad de actualizarlos si es necesario. Los empleados utilizan el formulario W-4 para reclamar las retenciones, lo que determina la cantidad correcta de impuesto sobre la renta que debe retenerse. Los empleados que cambian su estado civil o tienen hijos durante el año podrían necesitar actualizar sus asignaciones de retención.
Los ministros, que son tratados como empleados para la declaración de impuestos federales, están exentos de la retención de impuestos federales. Sin embargo, si desean que la iglesia les retenga voluntariamente los impuestos federales, deben rellenar un formulario W-4.
#5. Designaciones de subsidio de vivienda.
Los ministros (según la definición del IRS) tienen derecho a varias prestaciones, entre las que se encuentra el subsidio de vivienda. Sin embargo, este beneficio es solo para aquellos ministros que cumplen con los criterios establecidos por el IRS.
El subsidio de vivienda para el ministro debe ser aprobado y documentado en el acta de una reunión de la junta directiva de la iglesia celebrada antes del comienzo del año natural para el que se va a pagar el subsidio. El subsidio de vivienda de un ministro debe ser designado por la junta antes de que se pague el subsidio, no se permiten designaciones retroactivas. Por lo tanto, si una junta no adopta el subsidio de vivienda para un ministro hasta el 1ro de febrero del año, la designación solo puede aplicarse a la paga del ministro después de esa fecha y no antes. El subsidio de vivienda puede adoptarse como una cantidad fija anual, mensual o semanal en dólares o podría adoptarse como un porcentaje del salario total del ministro.
No hay límite en la cantidad que se puede designar como subsidio de vivienda, pero la cantidad que el ministro puede excluir realmente se limita a la menor de estas tres partidas: la designación aprobada, los gastos reales de vivienda del ministro o el valor justo de alquiler de la vivienda.
Una copia del subsidio de vivienda aprobado por la junta directiva debe mantenerse en el archivo de nómina del empleado. A los efectos de la declaración de impuestos, cada ministro debe ser capaz de proporcionar la documentación de que su subsidio de vivienda fue debidamente aprobado por la junta de la iglesia. Sin ella, el IRS podría rechazar el subsidio de vivienda, lo que podría dejar al ministro responsable de los impuestos y multas no pagados.
Otras cuestiones de gobernanza
El final del año es también un buen momento para que la junta directiva haga algo de limpieza y revise los puntos importantes que pueden pasarse por alto durante el año. Por ejemplo:
#6. Revisar la remuneración del personal.
El IRS exige que la compensación ofrecida a los ministros sea razonable. Al crear su presupuesto y revisar los paquetes de compensación, una forma de determinar lo razonable es consultar encuestas de compensación independientes para comparar.
• Churchsalary.com vende informes de salarios y compensaciones para todos los puestos ministeriales que tiene una iglesia. Este sitio cubre una amplia gama de iglesias y denominaciones y tiene datos robustos que se actualizan regularmente.
• La Convención Bautista del Sur publica en el sitio web de Lifeway una encuesta de compensación gratuita relacionada con sus iglesias bautistas.
Cada una de estas encuestas puede proporcionar rangos de compensación basados en varios factores y datos demográficos. Además, las encuestas incluyen todos los componentes de la remuneración ministerial, como el salario, el subsidio de vivienda, el complemento de la seguridad social, las prestaciones de jubilación pagadas por la iglesia y el seguro médico pagado por la iglesia.
Richard Hammar, Consejero Legal de las Asambleas de Dios, sugiere que, si usted encuentra que su paquete de compensación es significativamente más que el 25% más alto para posiciones comparables, debe obtener una opinión de un abogado fiscal experimentado que confirme que la cantidad no es «irrazonable». Esto puede ayudar a evitar que el ministro y la junta se expongan a penas denominadas sanciones intermedias.
#7. Revisar y actualizar los firmantes autorizados en las cuentas bancarias.
Cuando se eligen nuevos miembros de la junta directiva o se contrata personal, puede ser necesario cambiar quién está autorizado a firmar cheques y otros documentos en nombre de la iglesia.
#8. Cambiar los códigos de acceso.
Del mismo modo, es una buena idea revisar periódicamente quién tiene acceso a la combinación de la caja fuerte o a los códigos de acceso del edificio. Esta información debería estar restringida solo a aquellos que la necesiten absolutamente. Puede ser necesario cambiar estos códigos anualmente.
#9. Realice un inventario de llaves.
Hay que llevar un registro de quién tiene las llaves de los edificios y vehículos, y realizar una comprobación anual para ver si esas personas siguen teniendo las llaves en su poder. Si faltan muchas llaves o no se sabe nada de ellas, puede ser necesario cambiar las cerraduras.
#10. Revisar las necesidades de seguro.
La junta directiva debería revisar su actual cobertura de seguro para determinar si sigue siendo adecuada. Las nuevas construcciones, las remodelaciones extensas y las compras importantes de mobiliario o equipos durante el año podrían hacer que su cobertura esté infravalorada. Consulte anualmente a su agente de seguros para comprobar si su cobertura es adecuada y está actualizada. Para obtener más información sobre los seguros, AG Financial Services tiene mucha información en su sitio web de seguros.
#1. Recibos de contribuciones.
Para que los contribuyentes puedan deducir sus contribuciones como gastos detallados en el Anexo A de su declaración de ingresos, el contribuyente debe justificar todas las donaciones. En el caso de una contribución individual de doscientos cincuenta dólares o más, el donante debe obtener un recibo de la organización. Por esta razón, muchas iglesias preparan regularmente resúmenes anuales de las contribuciones de los donantes. Este resumen anual debe incluir el nombre de la iglesia, la fecha y el importe de cada contribución (incluyendo cualquier donación superior a doscientos cincuenta dólares) e indicar adecuadamente si se proporcionó algún bien o servicio a cambio de las donaciones.
Se aplican normas especiales de declaración para las donaciones que no son en efectivo, especialmente las donaciones con un valor de más de 5.000 dólares, o las donaciones de arte, vehículos, barcos o aviones. Las transacciones quid pro quo, en las que un donante hace una contribución y recibe un artículo o servicio a cambio, también tienen requisitos especiales de declaración. Para más información sobre cómo gestionar adecuadamente este tipo de donaciones, consulte este artículo: Recibos de contribución.
Recuerde que, para registrar una contribución en el año en curso, ésta debe entregarse antes del 31 de diciembre. Hay una excepción para las donaciones que se envían por correo: si la donación está marcada con una fecha antes del 31 de diciembre, se considerará la donación para el año en que está fechada. La iglesia debe proporcionar el recibo de la contribución o el resumen anual tan pronto como sea posible después del final del año, y los donantes no deben presentar su declaración de impuestos hasta que reciban el resumen de contribuciones enviado por la iglesia.
#2. Formulario W-2 del IRS, Declaración de salarios e impuestos.
La declaración de impuestos sobre la nómina puede ser confusa. Los empresarios están obligados a retener los impuestos federales sobre la renta y los impuestos de la Seguridad Social de los salarios de sus empleados, a depositar esos impuestos en el IRS, a presentar declaraciones de impuestos trimestrales (formulario 941) y a emitir los formularios W-2 a los empleados.
La mayoría de las iglesias están sujetas a estas normas, pero hay normas especiales y excepciones para el personal ministerial, lo que contribuye a la confusión. He aquí algunos puntos clave que hay que recordar al rellenar los formularios W-2.
- Incluya correctamente todos los salarios y los ingresos imponibles en la casilla 1. Estos son algunos de los elementos comunes que generalmente deben incluirse como ingresos:
• Bonificaciones en efectivo por cumpleaños y vacaciones.
• Equivalentes de efectivo, como tarjetas de regalo para restaurantes y tiendas minoristas.
• Las asignaciones mensuales que no se pueden contabilizar (como el teléfono móvil, los gastos del automóvil o el seguro médico).
• Ofrendas de amor y regalos de agradecimiento a los pastores dados a través de la iglesia.
• Pagos a los pastores para ayudar a compensar los impuestos de la seguridad social.
• Reembolsos de millaje [kilometraje] por encima de las tasas de kilometraje aprobadas por el IRS.
• Membresías de clubes de golf pagadas por la Iglesia.
• Los servicios públicos pagados por la Iglesia o el cuidado del césped en la residencia personal de los miembros del personal.
• Uso personal de los vehículos que son propiedad de la iglesia.
• Reembolsos de gastos de empresa no contabilizados.
- Asegúrese de que los miembros del personal ministerial están correctamente clasificados como ministros a efectos fiscales. (Para determinar esto, revise los cinco factores prescritos por el IRS, y explicados con más detalle en la guía anual Church and Clergy Tax Guide de Richard Hammar).
- Los ministros (según la definición del IRS) están exentos de la retención de impuestos federales, pero pueden elegir la retención voluntaria tanto de los impuestos sobre la renta como de los impuestos de autoempleo, como un empleado. La casilla 2 del W-2 debe estar en blanco, a menos que el ministro haya elegido la retención voluntaria.
- Los ministros también son considerados como trabajadores autónomos a efectos de la seguridad social. Por lo tanto, los impuestos FICA y Medicare no se retienen. Las casillas 3 a 6 del W-2 deben estar en blanco. Un ministro que está sujeto al impuesto sobre el trabajo por cuenta propia y no ha optado por la Seguridad Social, debe informar de sus propios ingresos por trabajo por cuenta propia (ingresos imponibles más vivienda) en el Anexo SE de su declaración de impuestos federales personales.
- Los ministros que reciben un subsidio de vivienda o subsidio para la casa pastoral pueden declarar el importe del subsidio de vivienda en la casilla 14 del W-2. El importe del subsidio de vivienda no debe superar la cantidad autorizada por la junta.
No clasificar correctamente los ingresos imponibles puede tener graves consecuencias para los empleados y la organización. Por ejemplo, además de los impuestos no pagados, el empleado se enfrenta a una sanción del 25% y a un impuesto especial del 200%. Los responsables de la organización también se enfrentan a una sanción del 20%, hasta 20.000 dólares, y la organización podría perder su condición de sin fines de lucro, lo que repercutiría en las contribuciones de los donantes y la confianza.
El formulario W-2 debe presentarse al gobierno antes del 31 de enero.
#3. Formulario 1099 del IRS, Remuneración de no empleados.
A menudo los líderes de la iglesia y los contables están confundidos en cuanto a cómo manejar los asuntos del 1099 y quién debe recibir uno. Aquí hay algunos datos importantes que le ayudarán a completar estos formularios de manera precisa y oportuna.
• Cualquier persona que trabaje por cuenta propia, contratista independiente o proveedor de servicios que no esté incorporado, que reciba $600 o más de la iglesia en cualquier año calendario debe recibir un 1099-NEC. Los ejemplos incluirían proveedores de mantenimiento de césped, oradores invitados, plomeros, carpinteros y evangelistas.
• Para preparar correctamente un 1099-NEC, tendrá que hacer que el contratista independiente rellene un formulario W-9 del IRS, Solicitud de Número de Identificación del Contribuyente y Certificación. El W-9 es un formulario que recoge el nombre, la dirección y el número de la seguridad social del contratista independiente y puede descargarse del sitio web del IRS en irs.gov.
• A diferencia del formulario W-9, los formularios 1099-NEC pueden pedirse en el sitio web del IRS en irs.gov o comprarse en su tienda local de suministros de oficina. No se pueden descargar de ningún sitio web.
• Los formularios 1099-NEC deben presentarse antes del 31 de enero. El IRS puede imponer sanciones si no se presenta un formulario correcto en la fecha de vencimiento. Por lo tanto, debe asegurarse de presentarlos correctamente y a tiempo. Evite errores comunes como no incluir la información completa de la iglesia o del beneficiario, o enviar los formularios después de la fecha de vencimiento.
#4. Formulario W-4 del IRS, Certificado de Retención del Empleado.
Diciembre es un buen momento para proporcionar los formularios W-4 federales y estatales a todos los empleados y darles la oportunidad de actualizarlos si es necesario. Los empleados utilizan el formulario W-4 para reclamar las retenciones, lo que determina la cantidad correcta de impuesto sobre la renta que debe retenerse. Los empleados que cambian su estado civil o tienen hijos durante el año podrían necesitar actualizar sus asignaciones de retención.
Los ministros, que son tratados como empleados para la declaración de impuestos federales, están exentos de la retención de impuestos federales. Sin embargo, si desean que la iglesia les retenga voluntariamente los impuestos federales, deben rellenar un formulario W-4.
#5. Designaciones de subsidio de vivienda.
Los ministros (según la definición del IRS) tienen derecho a varias prestaciones, entre las que se encuentra el subsidio de vivienda. Sin embargo, este beneficio es solo para aquellos ministros que cumplen con los criterios establecidos por el IRS.
El subsidio de vivienda para el ministro debe ser aprobado y documentado en el acta de una reunión de la junta directiva de la iglesia celebrada antes del comienzo del año natural para el que se va a pagar el subsidio. El subsidio de vivienda de un ministro debe ser designado por la junta antes de que se pague el subsidio, no se permiten designaciones retroactivas. Por lo tanto, si una junta no adopta el subsidio de vivienda para un ministro hasta el 1ro de febrero del año, la designación solo puede aplicarse a la paga del ministro después de esa fecha y no antes. El subsidio de vivienda puede adoptarse como una cantidad fija anual, mensual o semanal en dólares o podría adoptarse como un porcentaje del salario total del ministro.
No hay límite en la cantidad que se puede designar como subsidio de vivienda, pero la cantidad que el ministro puede excluir realmente se limita a la menor de estas tres partidas: la designación aprobada, los gastos reales de vivienda del ministro o el valor justo de alquiler de la vivienda.
Una copia del subsidio de vivienda aprobado por la junta directiva debe mantenerse en el archivo de nómina del empleado. A los efectos de la declaración de impuestos, cada ministro debe ser capaz de proporcionar la documentación de que su subsidio de vivienda fue debidamente aprobado por la junta de la iglesia. Sin ella, el IRS podría rechazar el subsidio de vivienda, lo que podría dejar al ministro responsable de los impuestos y multas no pagados.
Otras cuestiones de gobernanza
El final del año es también un buen momento para que la junta directiva haga algo de limpieza y revise los puntos importantes que pueden pasarse por alto durante el año. Por ejemplo:
#6. Revisar la remuneración del personal.
El IRS exige que la compensación ofrecida a los ministros sea razonable. Al crear su presupuesto y revisar los paquetes de compensación, una forma de determinar lo razonable es consultar encuestas de compensación independientes para comparar.
• Churchsalary.com vende informes de salarios y compensaciones para todos los puestos ministeriales que tiene una iglesia. Este sitio cubre una amplia gama de iglesias y denominaciones y tiene datos robustos que se actualizan regularmente.
• La Convención Bautista del Sur publica en el sitio web de Lifeway una encuesta de compensación gratuita relacionada con sus iglesias bautistas.
Cada una de estas encuestas puede proporcionar rangos de compensación basados en varios factores y datos demográficos. Además, las encuestas incluyen todos los componentes de la remuneración ministerial, como el salario, el subsidio de vivienda, el complemento de la seguridad social, las prestaciones de jubilación pagadas por la iglesia y el seguro médico pagado por la iglesia.
Richard Hammar, Consejero Legal de las Asambleas de Dios, sugiere que, si usted encuentra que su paquete de compensación es significativamente más que el 25% más alto para posiciones comparables, debe obtener una opinión de un abogado fiscal experimentado que confirme que la cantidad no es «irrazonable». Esto puede ayudar a evitar que el ministro y la junta se expongan a penas denominadas sanciones intermedias.
#7. Revisar y actualizar los firmantes autorizados en las cuentas bancarias.
Cuando se eligen nuevos miembros de la junta directiva o se contrata personal, puede ser necesario cambiar quién está autorizado a firmar cheques y otros documentos en nombre de la iglesia.
#8. Cambiar los códigos de acceso.
Del mismo modo, es una buena idea revisar periódicamente quién tiene acceso a la combinación de la caja fuerte o a los códigos de acceso del edificio. Esta información debería estar restringida solo a aquellos que la necesiten absolutamente. Puede ser necesario cambiar estos códigos anualmente.
#9. Realice un inventario de llaves.
Hay que llevar un registro de quién tiene las llaves de los edificios y vehículos, y realizar una comprobación anual para ver si esas personas siguen teniendo las llaves en su poder. Si faltan muchas llaves o no se sabe nada de ellas, puede ser necesario cambiar las cerraduras.
#10. Revisar las necesidades de seguro.
La junta directiva debería revisar su actual cobertura de seguro para determinar si sigue siendo adecuada. Las nuevas construcciones, las remodelaciones extensas y las compras importantes de mobiliario o equipos durante el año podrían hacer que su cobertura esté infravalorada. Consulte anualmente a su agente de seguros para comprobar si su cobertura es adecuada y está actualizada. Para obtener más información sobre los seguros, AG Financial Services tiene mucha información en su sitio web de seguros.
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