ASAMBLEAS DE DIOS
Puntos clave acerca de los formularios W-2 y 1099 del IRS
Publicado en Compensación y Nóminas
Pregunta: ¿Cuál es la diferencia entre los formularios W-2 y 1099 del Servicio de Rentas Internas de los Estados Unidos (IRS), y cuáles son algunas cuestiones clave para cada formulario?
Respuesta: Ambos formularios son a menudo utilizados por las iglesias y otros negocios para declarar compensación y nómina salarial. En términos simples, uno se usa para declarar la compensación pagada a un empleado, el otro se usa para declarar regalías, ingresos o pagos hechos a una persona que no es un empleado. Sin embargo, cada uno de estos formularios, llamados declaraciones informativas, sirve diferentes funciones y tiene requisitos específicos para cuándo y quién son utilizados.
Formulario W-2 del IRS, comprobante de retención de salarios
Según el IRS, usa el formulario W-2 para:
1. Declarar salarios, propinas y otras compensaciones pagadas a un empleado.
2. Declarar el ingreso del empleado y los impuestos retenidos de la seguridad social y otra información.
3. Declarar el salario y la retención de información a la Administración del Seguro Social. La Administración del Seguro Social comparte` la información con el Servicio de Rentas Internas.
Consejo importante: El formulario W-4 del IRS, Certificado de Deducciones de Empleados, es completado por los empleados para proveer información clave para el Formulario W-2, y para ayudar a identificar el monto de impuestos que debe retenerse del salario del empleado.
Cómo completar el W-2 para los ministros
Cuando llenas el formulario W-2 del IRS, presta mucha atención a las reglas y excepciones especiales que existen para el personal ministerial, por ejemplo:
• Incluye correctamente todos los salarios e ingresos sujetos a impuestos en la casilla 1. Este monto incluye los beneficios adicionales gravables.
• Los ministros (según lo define el IRS) están exentos de la retención de impuestos federal; sin embargo, pueden elegir la retención voluntaria de los impuestos sobre los ingresos y los impuestos sobre el trabajo autónomo, así como otros empleados. La casilla 2 del W-2 debe quedar en blanco a menos que el ministro haya elegido la retención voluntaria.
• Los ministros también son tratados como trabajadores autónomos por razones que conciernen a la seguridad social. Por tanto, los impuestos de FICA y Medicare no son retenidos. Las casillas 3 a 6 del W-2 deben estar en blanco. Un ministro que está sujeto a los impuestos de trabajador autónomo y no ha optado excluirse de la seguridad social debe declarar su propio ingreso de trabajo autónomo (los ingresos sujetos a impuestos más la vivienda) sobre el Anexo SE de su declaración del impuesto federal sobre la renta personal.
• Los ministros que reciben dinero para costear la vivienda o casa pastoral pueden informar de su monto en la casilla 14 del W-2, aunque no es necesario. La cantidad de dinero para costear la vivienda no debe exceder la suma autorizada por la junta a principio de año.
El formulario 1099-NEC del IRS, compensación a los que no son empleados, o 1099-MISC, información miscelánea
Ciertos pagos realizados a los que no son empleados deben ser declarados en el formulario 1099-NEC o 1099-MISC, según el tipo de compensación.
Según el IRS, el 1099-NEC debería ser completado por cada persona a quien la iglesia le pagó al menos 600 dólares durante el año por:
1. Servicios desempeñados por alguien que no es un empleado (incluyendo las partes y los materiales).
2. Pagos en efectivo por pescado (u otra vida acuática) que uno compró de cualquier persona que se dedica al comercio o negocio de la pesca.
3. Ciertos pagos a un abogado.
En el pasado, estos pagos se hubieran declarado en la casilla 7 de 1099-MISC. Sin embargo, a partir de 2021, estos pagos se declaran en el nuevo 1099-NEC.
Es importante notar que todavía hay algunos pagos hechos a vendedores que las iglesias aún tendrán que declarar en el 1099-MISC. No obstante, el formulario ha sido rediseñado y algunos de los números de las casillas han sido reordenados, así que ten cuidado cuando lo estés completando.
Por ejemplo, el 1099-MISC debería seguir siendo utilizado para cada persona a quien la iglesia le ha pagado lo siguiente durante el año:
1. Al menos 10 dólares por regalías o pagos a bróker en lugar de dividendos o intereses exentos de impuestos.
2. Por lo menos 600 dólares en:
1. Alquileres (casilla 1);
2. Recompensas o premios (casilla 3);
3. Otros pagos de ingresos (casilla 3);
4. Cualquier ganancia de barcos de pesca (casilla 5);
5. Pagos de atención médica y sanitaria (casilla 6);
6. Ganancias de seguros de cosechas (casilla 9);
7. Ciertos pagos a un abogado (casilla 10);
8. Diferidos de la sección 409A (casilla 12);
9. Remuneración diferida no calificada (casilla 14).
Además, deben completar el formulario 1099-NEC o 1099-MISC para cada persona de quien han retenido cualquier impuesto federal sobre las ganancias (declarar en la casilla 4), conforme a las reglas de retención adicional de impuestos, más allá del monto del pago.
Y recuerda, ambos formularios 1099 son solo necesarios para pagos comerciales. Los pagos personales que las personas hacen a vendedores o contratistas no se aplican. Pero siendo que el IRS considera que las iglesias y organizaciones sin fines de lucro están involucradas en un comercio o negocio, estos formularios 1099 serán requeridos para la mayoría de las iglesias.
Consejo importante: El formulario W-9 del IRS, Solicitud de Número de Identificación del Contribuyente y Certificación, es completado por las personas no empleadas a fin de proveer información clave para los formularios 1099-NEC y 1099-MISC.
Penalizaciones por un formulario incorrecto
Es muy importante asegurarse de que el ingreso sea declarado debidamente y que todos los formularios de nómina salarial requeridos estén completos y se entreguen a tiempo.
El IRS tiene multas y penalizaciones significativas por la información incompleta del ingreso y estas penalizaciones pueden afectar directamente al empleado, a la iglesia y a los líderes de la iglesia.
Por ejemplo:
• No declarar debidamente los ingresos sujetos a impuestos en el formulario W-2 puede tener consecuencias significativas para el empleado, si el empleado no declara el ingreso. Además de los impuestos no pagados, el empleado afronta una penalización del 25%, y un 200% de impuestos indirectos.
• Para la iglesia, no declarar debidamente el ingreso y retener impuestos puede resultar en una penalización equivalente al 100% de los impuestos no retenidos o depositados.
• Los líderes de las iglesias también están sujetos a penalizaciones. Los líderes de organizaciones, incluso los miembros de la junta, pueden afrontar una penalización del 20% hasta 20.000 dólares, por no declarar debidamente el ingreso y retener impuestos. Si el incumplimiento de retener o depositar impuestos sobre la nómina es deliberado, el agente o empleado responsable puede ser acusado de un delito grave, recibir multas o enfrentar hasta 5 años de prisión.
De modo similar, el incumplimiento al no declarar correctamente los formularios W-2 o 1099 puede resultar en penalizaciones de 50, 110 o 280 dólares por formulario, en base al número de días que se entrega tarde. Aunque estas penalizaciones, indexadas por inflación, sí tienen un tope, pueden superar los 1,1 millones de dólares para una pequeña empresa.
Fechas de vencimiento
Cada unos de estos formularios tiene distintas fechas de entrega. Por ejemplo:
• El formulario W-2 debe ser provisto a los empleados y presentado con la Administración del Seguro Social para el 31 de enero, ya sea a través de formularios en papel o electrónicamente.
• El formulario 1099-NEC se debe entregar para el 31 de enero, usando los procedimientos en papel o en forma electrónica.
• El formulario 1099-MISC se debe entregar para el 28 de febrero si lo presentas en papel, o para el 31 de marzo si lo entregas electrónicamente.
Para obtener más información acerca de estos formularios, consulta los siguientes recursos del IRS:
• Acerca del formulario W-2, Comprobante de salarios e impuestos |Servicio de Rentas Internas de EE.UU. (irs.gov)
• Instrucciones para los formularios 1099-MISC y 1099-NEC (2020) | Servicio de Rentas Internas de EE.UU. (irs.gov)
Respuesta: Ambos formularios son a menudo utilizados por las iglesias y otros negocios para declarar compensación y nómina salarial. En términos simples, uno se usa para declarar la compensación pagada a un empleado, el otro se usa para declarar regalías, ingresos o pagos hechos a una persona que no es un empleado. Sin embargo, cada uno de estos formularios, llamados declaraciones informativas, sirve diferentes funciones y tiene requisitos específicos para cuándo y quién son utilizados.
Formulario W-2 del IRS, comprobante de retención de salarios
Según el IRS, usa el formulario W-2 para:
1. Declarar salarios, propinas y otras compensaciones pagadas a un empleado.
2. Declarar el ingreso del empleado y los impuestos retenidos de la seguridad social y otra información.
3. Declarar el salario y la retención de información a la Administración del Seguro Social. La Administración del Seguro Social comparte` la información con el Servicio de Rentas Internas.
Consejo importante: El formulario W-4 del IRS, Certificado de Deducciones de Empleados, es completado por los empleados para proveer información clave para el Formulario W-2, y para ayudar a identificar el monto de impuestos que debe retenerse del salario del empleado.
Cómo completar el W-2 para los ministros
Cuando llenas el formulario W-2 del IRS, presta mucha atención a las reglas y excepciones especiales que existen para el personal ministerial, por ejemplo:
• Incluye correctamente todos los salarios e ingresos sujetos a impuestos en la casilla 1. Este monto incluye los beneficios adicionales gravables.
• Los ministros (según lo define el IRS) están exentos de la retención de impuestos federal; sin embargo, pueden elegir la retención voluntaria de los impuestos sobre los ingresos y los impuestos sobre el trabajo autónomo, así como otros empleados. La casilla 2 del W-2 debe quedar en blanco a menos que el ministro haya elegido la retención voluntaria.
• Los ministros también son tratados como trabajadores autónomos por razones que conciernen a la seguridad social. Por tanto, los impuestos de FICA y Medicare no son retenidos. Las casillas 3 a 6 del W-2 deben estar en blanco. Un ministro que está sujeto a los impuestos de trabajador autónomo y no ha optado excluirse de la seguridad social debe declarar su propio ingreso de trabajo autónomo (los ingresos sujetos a impuestos más la vivienda) sobre el Anexo SE de su declaración del impuesto federal sobre la renta personal.
• Los ministros que reciben dinero para costear la vivienda o casa pastoral pueden informar de su monto en la casilla 14 del W-2, aunque no es necesario. La cantidad de dinero para costear la vivienda no debe exceder la suma autorizada por la junta a principio de año.
El formulario 1099-NEC del IRS, compensación a los que no son empleados, o 1099-MISC, información miscelánea
Ciertos pagos realizados a los que no son empleados deben ser declarados en el formulario 1099-NEC o 1099-MISC, según el tipo de compensación.
Según el IRS, el 1099-NEC debería ser completado por cada persona a quien la iglesia le pagó al menos 600 dólares durante el año por:
1. Servicios desempeñados por alguien que no es un empleado (incluyendo las partes y los materiales).
2. Pagos en efectivo por pescado (u otra vida acuática) que uno compró de cualquier persona que se dedica al comercio o negocio de la pesca.
3. Ciertos pagos a un abogado.
En el pasado, estos pagos se hubieran declarado en la casilla 7 de 1099-MISC. Sin embargo, a partir de 2021, estos pagos se declaran en el nuevo 1099-NEC.
Es importante notar que todavía hay algunos pagos hechos a vendedores que las iglesias aún tendrán que declarar en el 1099-MISC. No obstante, el formulario ha sido rediseñado y algunos de los números de las casillas han sido reordenados, así que ten cuidado cuando lo estés completando.
Por ejemplo, el 1099-MISC debería seguir siendo utilizado para cada persona a quien la iglesia le ha pagado lo siguiente durante el año:
1. Al menos 10 dólares por regalías o pagos a bróker en lugar de dividendos o intereses exentos de impuestos.
2. Por lo menos 600 dólares en:
1. Alquileres (casilla 1);
2. Recompensas o premios (casilla 3);
3. Otros pagos de ingresos (casilla 3);
4. Cualquier ganancia de barcos de pesca (casilla 5);
5. Pagos de atención médica y sanitaria (casilla 6);
6. Ganancias de seguros de cosechas (casilla 9);
7. Ciertos pagos a un abogado (casilla 10);
8. Diferidos de la sección 409A (casilla 12);
9. Remuneración diferida no calificada (casilla 14).
Además, deben completar el formulario 1099-NEC o 1099-MISC para cada persona de quien han retenido cualquier impuesto federal sobre las ganancias (declarar en la casilla 4), conforme a las reglas de retención adicional de impuestos, más allá del monto del pago.
Y recuerda, ambos formularios 1099 son solo necesarios para pagos comerciales. Los pagos personales que las personas hacen a vendedores o contratistas no se aplican. Pero siendo que el IRS considera que las iglesias y organizaciones sin fines de lucro están involucradas en un comercio o negocio, estos formularios 1099 serán requeridos para la mayoría de las iglesias.
Consejo importante: El formulario W-9 del IRS, Solicitud de Número de Identificación del Contribuyente y Certificación, es completado por las personas no empleadas a fin de proveer información clave para los formularios 1099-NEC y 1099-MISC.
Penalizaciones por un formulario incorrecto
Es muy importante asegurarse de que el ingreso sea declarado debidamente y que todos los formularios de nómina salarial requeridos estén completos y se entreguen a tiempo.
El IRS tiene multas y penalizaciones significativas por la información incompleta del ingreso y estas penalizaciones pueden afectar directamente al empleado, a la iglesia y a los líderes de la iglesia.
Por ejemplo:
• No declarar debidamente los ingresos sujetos a impuestos en el formulario W-2 puede tener consecuencias significativas para el empleado, si el empleado no declara el ingreso. Además de los impuestos no pagados, el empleado afronta una penalización del 25%, y un 200% de impuestos indirectos.
• Para la iglesia, no declarar debidamente el ingreso y retener impuestos puede resultar en una penalización equivalente al 100% de los impuestos no retenidos o depositados.
• Los líderes de las iglesias también están sujetos a penalizaciones. Los líderes de organizaciones, incluso los miembros de la junta, pueden afrontar una penalización del 20% hasta 20.000 dólares, por no declarar debidamente el ingreso y retener impuestos. Si el incumplimiento de retener o depositar impuestos sobre la nómina es deliberado, el agente o empleado responsable puede ser acusado de un delito grave, recibir multas o enfrentar hasta 5 años de prisión.
De modo similar, el incumplimiento al no declarar correctamente los formularios W-2 o 1099 puede resultar en penalizaciones de 50, 110 o 280 dólares por formulario, en base al número de días que se entrega tarde. Aunque estas penalizaciones, indexadas por inflación, sí tienen un tope, pueden superar los 1,1 millones de dólares para una pequeña empresa.
Fechas de vencimiento
Cada unos de estos formularios tiene distintas fechas de entrega. Por ejemplo:
• El formulario W-2 debe ser provisto a los empleados y presentado con la Administración del Seguro Social para el 31 de enero, ya sea a través de formularios en papel o electrónicamente.
• El formulario 1099-NEC se debe entregar para el 31 de enero, usando los procedimientos en papel o en forma electrónica.
• El formulario 1099-MISC se debe entregar para el 28 de febrero si lo presentas en papel, o para el 31 de marzo si lo entregas electrónicamente.
Para obtener más información acerca de estos formularios, consulta los siguientes recursos del IRS:
• Acerca del formulario W-2, Comprobante de salarios e impuestos |Servicio de Rentas Internas de EE.UU. (irs.gov)
• Instrucciones para los formularios 1099-MISC y 1099-NEC (2020) | Servicio de Rentas Internas de EE.UU. (irs.gov)
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